Dienstreisen & Fortbildungen

Allgemeines

    gem. Gesetz zur Reform des Bundesreisekostenrechts in der jeweils geltenden Fassung (vom 26.05.2005) und der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Bundesreisekostengesetz (BRKGVwV)

    DienstreisenFortbildungenAbrechnung
    Voraussetzung
    • schriftl. Anordnung oder Genehmigung
    • schriftl. Anordnung oder Genehmigung   
    • Originaldienstreise-antrag

    • Originalfahrkarten

    • Originalrechnungen/ ggf. Kontoauszug als Zahlungsnachweis

    Formulare

    Dienstreiseantrag

    Kostenübernahme Hotel

    Fahrkarten-bestellung Bahn

    Fahrauftrag

    Fortbildungsantrag

    Reisekostenrechnung

    Anlage zur Reisekostenrechnung

    Erklärung Übernachtungskosten

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    Links

    DeutscheBahn

     

    Fortbildungsprogramm 2019 des Aus-und Fortbildungsinstitutes des Landes Sachsen-Anhalt

    Bundesreise-kostengesetz

    Reisekosten-        recht

    Dienstreisen

    Wichtige Hinweise

    Genehmigung von Dienstreisen

    Die Durchführung von Dienstreisen bedarf der schriftlichen Anordnung oder Genehmigung durch die zuständige Stelle. Die schriftliche Genehmigung dient der Rechtssicherheit (z.B. Anspruch auf Reisekostenvergütung, Unfallfürsorge etc.)

    Bei der Anordnung oder Genehmigung einer Dienstreise sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie der Fürsorge zu berücksichtigen.

    • Für Professorinnen und Professoren sowie Lehrkräfte für besondere Aufgaben genehmigt der Dekan des jeweiligen Fachbereichs.
    • Für die Dekaninnen und Dekane genehmigt die Rektorin.
    • Auslandsdienstreisen des wissenschaftlichen Personals genehmigt die Rektorin.
    • Für nicht-wissenschaftliches Personal genehmigen die Leiter des jeweiligen Dezernats oder der jeweiligen Einrichtung.
    • Für die Dezernenten und Einrichtungsleiter genehmigt die Kanzlerin
    •  Auslandsdienstreisen des nicht-wissenschaftlichen Personals genehmigt die Kanzlerin
    • Dienstreisen mit dem Privat PKW werden ausschließlich durch die Rektorin für das wissenschaftliche Personal und durch die Kanzlerin für das nicht-wissenschaftliche Personal genehmigt.

    Ausnahmen kann die Hochschulleitung zulassen.

    Notwendigkeit

    Dienstreiseanträge von Bediensteten sind besonders hinsichtlich ihrer Notwendigkeit zu überprüfen. Die Überprüfung erfolgt durch den Genehmigenden.

    Notwendig ist die Dienstreise, wenn ihr Zweck nicht auf andere Weise erreicht werden kann.Die dienstliche Notwendigkeit darf nicht lediglich behauptet werden, sondern ist hinreichend darzulegen. Anträge, die nicht schlüssig begründet sind, dürfen nicht genehmigt werden.

    Sparsamkeit

    Aus Sparsamkeitsgründen sollte ein Dienstgeschäft nach Möglichkeit nur von einer Person erledigt werden. Ist die Beteiligung von mehreren Personen erforderlich, bedarf es einer hinreichenden Begründung.

    Fürsorgepflicht

    Die tägliche Arbeitszeit darf i.d.R. 8 Stunden nicht überschreiten. Die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit abzüglich der Pausen gilt als Arbeitszeit. Ausnahmen von bis zu 10 Stunden sind möglich, wenn in den darauffolgenden 6 Monaten im Durchschnitt 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden.

    Nach dem Ende der täglichen Arbeitszeit muss dem Mitarbeiter eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden gewährt werden.

     

    Alle Information kompakt zusammengefasst gibt es hier

    Merkblatt zu Dienstreisen

    gem. Gesetz zur Reform des Bundesreisekostenrechts in der jeweils geltenden Fassung (vom 26.05.2005) und der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Bundesreisekostengesetz (BRKGVwV)

    Vor der Reise

    Was muss ich beachten?

    Dienstreisen sollen spätestens eine Woche vor Antritt der Reise beantragt werden.

    Grundsätzlich gilt: Dienstreisen dürfen nur angetreten werden, wenn sie vorher schriftlich genehmigt wurden sind und wenn ihre Finanzierung (Haushaltsmittel, Drittmittel etc.) gesichert ist.

    Wie beantrage ich eine Dienstreise?

    Antrag ausfüllen:

    Dienstreiseantrag

    Wahl des Beförderungsmittels

    Öffentlicher Nahverkehr Bahn/Bus

    Nutzung Dienst-Kfz, Mietfahrzeug, privates Kfz (triftige Gründe), Fahrrad, Flugzeug

    Prüfung und Genehmigung der Dienstreise

    Buchung Tickets:

    Fahrkartenbestellung Bahn

    Fahrauftrag

    Buchung Unterkunft (Hotel, Pension, etc.):

    Kostenübernahme Hotel

    Abschlagszahlungen, Vorschüsse

     

    Hausmitteilung von Dienstfahrten zwischen den Standorten Magdeburg und Stendal

     

    Nach der Reise

    Was muss ich beachten?

    Die Reisekostenvergütung wird nur auf schriftlichen oder elektronischen Antrag innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise gewährt. Nach Ablauf dieser Frist erlischt der Anspruch auf die Erstattung von Reisekosten.

    Eine Erstattung der Reisekosten kann nur veranlasst werden, wenn die Unterlagen vollständig mit der Abrechnung eingereicht werden.

    Fahrkosten mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln werden nur in der niedrigsten Klasse erstattet.

    Bei Nutzung eines PKW werden 20 Cent pro km, aber höchstens 130 Euro erstattet. Nur wenn für die Benutzung des PKW ein erhebliches dienstliches Interesse besteht und es vor Dienstreiseantritt festgestellt wurde, werden 35 Cent je km erstattet.

    Für die Benutzung eines Mietwagens oder Taxis muss ein triftiger Grund vorliegen, sonst werden die Kosten in Höhe der Wegstreckenentschädigung (20 Cent/km) erstattet.

    Wie rechne ich eine Dienstreise ab?

    Antrag ausfüllen:

    Reisekostenrechnung

    Anlage zur Reisekostenrechnung (bei mehreren Tagen)

    Folgende Unterlagen bzw. Nachweise sind der Abrechnung beizufügen:

    • Originaldienstreiseantrag
    • Orginalfahrkarten
    • Originalrechnungen/ggf. Kontoauszug als Zahlungsnachweis
    • Erklärung höhere Übernachtungskosten für Inlandsdienstreisen, bei mehr als 80 Euro → Erklärung höhere Übernachtungskosten Inland

    Erklärung Übernachtungskosten

    • Erklärung höhere Übernachtungskosten für Auslandsdienstreisen, siehe Auslandstagegeld 2018 bzw. 2019 → Erklärung höhere Übernachtungskosten Auslan. Bei Auslandsdienstreisen bitte einen Reiseverlauf beifügen.

    Erklärung Übernachtungskosten

    • Taxibenutzung bitte ausführlich begründen
    • Mietwagen bitte begründen/triftiger Grund muss vorliegen, wenn der Mietwagen bei der Antragsstellung nicht vorhersehbar war

    Zeiterfassung

    Dienstreisen

    Vom Wohnort:

    • Ganztägige bzw. mehrtägige Dienstreisen, die am Wohnort starten bzw. enden, sind durch jeden Beschäftigten selbst nachträglich in der Zeiterfassung zu erfassen.

    Vom Arbeitsplatz:

    • Bei Dienstreisen, die vom Arbeitsplatz aus beginnen, wird in der Zeiterfassung "GEHEN" protokolliert und die Zeit der Dienstreise dann nachträglich erfasst. Bei Dienstreisen, die am Arbeitsplatz beendet werden, wird in der Zeiterfassung "KOMMEN" gebucht und die Zeit der Dienstreise dann nachträglich erfasst.

    Zeitlicher Rahmen:

    • Bei Dienstreisen, deren Umfang unterhalb der individuellen regelmäßigen Arbeitszeit liegt, ist die individuelle Sollarbeitszeit zu erfassen, falls die Rückkehr an den Arbeitsplatz nicht zumutbar ist. Über die Zumutbarkeit entscheidet der Fachvorgesetzte.
    • Bei Dienstreisen, deren Umfang über der regelmäßigen täglichen Arbeitszeit liegt, ist bis zur täglichen Sollarbeitszeit die Zeit des Dienstgeschäfts ggf. zzgl. der Reisezeit zu erfassen.

    Für Mitarbeitende mit Vertrauensarbeitszeit gilt hier die manuelle Erfassung der Arbeitszeit.

    Fortbildung

    Wichtige Hinweise

    Genehmigung von Fortbildungen

    Eine Fortbildung liegt dann vor, wenn die besuchte Veranstaltung der Aus- und Fortbildung dienst, weil sie geeignet ist, die Durchführung der Dienstaufgaben des Bedienstetetn zu fördern.

    Die Durchführung von Fortbildungen bedarf der schriftlichen Anordnung oder Genehmigung durch die zuständige Stelle. Die schriftliche Genehmigung dient der Rechtssicherheit (z.B. Anspruch auf Reisekostenvergütung, Unfallfürsorge etc.)

    Fortbildungen genehmigen in der Regel

    • Fachvorgesetzte (Dekan) bei wissenschaftlichem Personal und
    • Kanzlerin bei nichtwissenschaftlichem Personal.

    Bei allen Fortbildungen gilt die Zustimmungspflicht des Personalrates (außer bei Beamten). Hier ist es wichtig zu beachten, dass der Fortbildungsantrag mindestens 4 Wochen vor Antritt zu beantragen ist.

    Vor der Fortbildung

    Anträge sollen mindestens ca. 2 Wochen vor Reiseantritt eingereicht werden. Ein gesonderter Dienstreiseantrag ist nicht notwendig, es sei denn, es gibt zeitliche Verschiebungen.

    Hier finden Sie das notwendige Dokument zu Ihrem Fortbildungsantrag.

    Fortbildungsantrag

    Nach der Fortbildung

    Was muss ich beachten?

    Die Reisekostenvergütung wird nur auf schriftlichen oder elektronischen Antrag innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise gewährt. Nach Ablauf dieser Frist erlischt der Anspruch auf die Erstattung von Fortbildungskosten.

    Eine Erstattung der Fortbildungskosten kann nur veranlasst werden, wenn die Unterlagen vollständig mit der Abrechnung eingereicht werden.

    Fahrkosten mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln werden nur in der niedrigsten Klasse erstattet.

    Bei Nutzung eines PKW werden 20 Cent pro km, aber höchstens 130 Euro erstattet. Nur wenn für die Benutzung des PKW ein erhebliches dienstliches Interesse besteht und es vor Dienstreiseantritt festgestellt wurde, werden 35 Cent je km erstattet.

    Für die Benutzung eines Mietwagens oder Taxis muss ein triftiger Grund vorliegen, sonst werden die Kosten in Höhe der Wegstreckenentschädigung (20 Cent/km) erstattet.

    Wie rechne ich eine Fortbildung ab?

    Antrag ausfüllen:

    Reisekostenrechnung

    Anlage zur Reisekostenrechnung (bei mehreren Tagen)

    Folgende Unterlagen bzw. Nachweise sind der Abrechnung der Reisekosten, die im Rahmen der Fortbildung entstanden:

    • Originalfortbildungsantrag
    • Orginalbelege
    • Originalfahrkarten
    • Originalrechnungen/ggf. Kontoauszug als Zahlungsnachweis
    • Erklärung höhere Übernachtungskosten für Inlandsdienstreisen, bei mehr als 80 Euro → Erklärung höhere Übernachtungskosten Inland

    Erklärung Übernachtungskosten

    • Erklärung höhere Übernachtungskosten für Auslandsdienstreisen, siehe Auslandstagegeld 2018 bzw. 2019 → Erklärung höhere Übernachtungskosten Auslan. Bei Auslandsdienstreisen bitte einen Reiseverlauf beifügen.

    Erklärung Übernachtungskosten

    • Taxibenutzung bitte ausführlich begründen
    • Mietwagen bitte begründen/triftiger Grund muss vorliegen, wenn der Mietwagen bei der Antragsstellung nicht vorhersehbar war



    Zeiterfassung

    Fortbildungen

    Fortbildungen sind nachträglich in der Zeiterfassung zu erfassen. Bei Fortbildungen, deren Umfang unterhalb von 8 Stunden liegt, ist die Arbeitszeit von 8 Stunden zu erfassen, unabhängig von der individuellen täglichen Sollarbeitszeit des Mitarbeiters.

    Nutzerhandbuch zur elektronischen Zeiterfassung mit HIS. (Siehe 3.5)

     

     

    FAQs

    Allgemeines


    Was ist der Unterschied zwischen Dienstreise und Dienstgeschäft?

    Dienstreisen

    Sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte. Sie müssen schriftlich angeordnet und genehmigt worden sein.

     

    Dienstgeschäft

    Ein Dienstgeschäft liegt vor, wenn Aufgaben verfolgt werden, die zum Hauptamt an der HS Magdeburg-Stendal gehören.

    Der Begriff "Dienstgeschäft" - auch im Zusammenhang mit Auslandsdienstreisen - knüpft an das konkrete Amt im funktionellen Sinne an. Als Dienstgeschäfte sind demnach die im konkreten Amt zur unmittelbaren Erledigung übertragenen Dienstaufgaben anzusehen.

    Wer ist dienstreiseberechtigt?

    Dienstreisende sind:

    • im Landesdienst stehende Professorinnen und Professoren einschl. Vertretungsprofessoren
    • im Landesdienst stehende Beamtinnen,Beamte, Angestellte sowie Arbeiterinnen und Arbeiter
    • im Landesdienst stehende wissenschaftliche Hilfskräfte, die eine Dienstreise ausführen.

     

    Keine Dienstreisenden sind:

    • pensionierte Professorinnen und Professoren,
    • Privatbedienstete eines Professors,
    • Studenten, Stipendiaten, Diplomanden, Doktoranden, es sei denn, sie stehen in einem Beschäftigungsverhältnis zum Land Sachsen-Anhalt, vertreten durch die HS MD-SDL,
    • Personen, die nicht an der HS beschäftigt sind.

        Was ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit?

        Aus Sparsamkeitsgründen sollte ein Dienstgeschäft nach Möglichkeit nur von einer Person erledigt werden. Ist die Beteiligung von mehreren Personen erforderlich, bedarf es einer hinreichenden Begründung.

        Fehlende Unterlagen/Änderung von Daten


        Die Reisedaten einer bereits genehmigten Dienstreise haben sich geändert. Muss ich einen neuen Dienstreiseantrag stellen?

        Bei kalendertäglicher Änderung der Dienstreise ist ein neuer Antrag notwendig, da die Dienstreise nur für den beauftragten Zeitraum genehmigt ist und auch nur da der Versicherungsschutz besteht.

        Übernachtung, Hotel, Verpflegung


        Welche Möglichkeiten habe ich Fahrtickets zu kaufen?

        Wenn Sie Fahrkarten für Ihre Dienstreisen möchten, können Sie die per E-Mail (bitte den Vordruck als Anlage beifügen) beim Lufthansa City Center bestellen.

        Dazu haben Sie die Auswahl zwischen 3 Möglichkeiten:

        Bestellung per E-Mail

        • und Lieferung per Kurier durch das Lufthansa City Center - die Belieferung der Hochschule erfolgt immer mittwochs

        • und Selbstabholung im Reisebüro

        • BahnTix Verfahren - Fahrkarte im Reisebüro bestellen. Es wird Ihnen eine Auftragsnummer per E-Mail zugesandt und die Fahrkarte kann an jedem Fahrkartenautomaten der Deutschen Bahn nach Eingabe der Auftragsnummer ausgedruckt werden. Damit ist die Bereitstellung einer Fahrkarte kurzfristig möglich.

        Was ist zu tun, wenn nachweislich keine Hotels bis 80,00 € pro Nacht mehr für den Zeitraum meiner Dienstreise verfügbar sind?

        Eine Begründung ist in diesem Fall notwendig. Bitte hierzu eine Erklärung höherer Übernachtungskosten entsprechend dem Vordruck verwenden.

        Erklärung zu Übernachtungskosten

        Bei Übernachtungskosten im Rahmen von Drittmittelprojekten ist vorab zu prüfen, ob der Geldgeber eine Abrechnung der Reisekosten nach BRKG fordert. Hier gilt ein Höchstsatz von 70,00 € und ist entsprechend Vorduck zu erläutern.

         

         

        Beförderung


        Ist es erlaubt, eine höhere Bahnklasse oder Flugzeugklasse auf meiner Reise zu nutzen?

        Im Land Sachsen-Anhalt gilt grundsätzlich, dass die notwendigen Fahrkosten der allgemein niedrigsten (2 Klasse) Klasse erstattet werden (§ 4 BesVerg EG LSA in Verb. mit § 4 BRKG). Andere Sparpreise sind nicht in der 1 Klasse erstattbar.

        Mehrkosten für eine höhere Beförderungsklasse müssten grundsätzlich von Ihnen übernommen werden.

        Welche Kosten können mir erstattet werden, wenn ich aus triftigen Gründen ein anderes Verkehrsmittel als genehmigt nutze?

        Die Dienstreise ist grundsätzlich wie beantragt bzw. genehmigt abrechenbar. Triftige Gründe sind immer eine Einzelfallregelung im Allgemeinen vor Antritt der Dienstreise.

        Triftige Gründe sind zum Beispiel, wenn

        • der Geschäftsort nicht anders oder nicht pünktlich erreicht werden kann (Ausfall Zug etc.)
        • eine konkrete Gefährdung des Dienstreisenden besteht

        Bitte erläutern Sie die Änderung in Ihrer Dienstabrechnung.

        Wann darf ich ein Taxi nutzen?

        Taxikosten können im Ausnahmefall erstattet werden, wenn zum Beispiel:

        • die Ankunft am Bahnhof zwischen 22 Uhr und 6 Uhr liegt (Vermerk vom Taxifahrer auf Quittung)
        • dringende dienstliche oder persönliche Gründe (Einzellfallentscheidung) bestehen
        • schweres und/oder sperriges Dienstgepäck > 40 kg (inkl. dienstlich veranlassten persönlichem Gepäck) mitgeführt werden

        Bitte erläutern Sie die Änderung in Ihrer Dienstabrechnung.

        Werden meine Fahrtkosten von/bis zu meinem Wohnort erstattet?

        Eine Dienstreise kann am Wohnort des Beschäftigten angetreten werden, wenn es nicht zumutbar ist, die Dienstreise vom Dienstort anzutreten. Der Wohnort ist grundsätzlich der Wohnsitz, von wo aus sich der/die Beschäftigte sich den überwiegenden Teil zur Arbeit begibt.

        Arbeitszeitnachweis


        Wie erfasse ich Dienstreisen/Fortbildungen?

        Bei Fragen rund um die Arbeitszeiterfassung empfiehlt sich jederzeit ein Blick in das

        Nutzerhandbuch zur elektronischen Zeiterfassung mit HIS.

        Alternativ hilft Ihnen hier auch gerne Herr Oder aus dem Personaldezernat (- 45 08).

        Dienstreise/Reisekosten


        Wie erfolgt die Erstattung anfallender Reisekosten ?

        Nur sofern alle Unterlagen zur Reisekostenabrechnung vollständig abgegeben wurden, beginnt die Arbeit im Personaldezernat. Damit Sie nichts vergessen, finden Sie unter dem Reiter Dienstreisen > Nach der Reise eine Übersicht aller erforderlichen Unterlagen.

        Wann genau erhalte ich die Rückerstattung?

        Eine Erstattung Ihrer Reisekosten kann bei sehr hohem Aufkommen durchaus 2 - 3 Monate dauern. Hier geht nichts verloren. Ihr Antrag wird schnellstmöglich bearbeitet.

        Wichtig: Eine Erstattung der Reisekosten kann nur veranlasst werden, wenn die Unterlagen vollständig mit der Abrechnung eingereicht werden. Bitte achten Sie auf die Vollständigkeit.

        Sonstiges


        Wie gehe ich vor, wenn ich eine Dienstreise wegen einer Erkrankung oder aus anderen (dienstlichen/nicht-dienstlichen) Gründen nicht antreten konnte?

        § 10 Erstattung sonstiger Kosten

        (2) Entfällt eine Dienstreise aus einem von der oder dem Bediensteten nicht zu vertretenden Grund, werden durch die Vorbereitung entstandene, nach diesem Gesetz abzugeltende Auslagen erstattet.

        § 12 Erkrankung während einer Dienstreise

        Erkranken Dienstreisende und werden sie in ein Krankenhaus aufgenommen, werden für jeden vollen Kalendertag des Krankenhausaufenthalts die notwendigen Auslagen für die Unterkunft am Geschäftsort erstattet. Für eine Besuchsreise einer oder eines Angehörigen aus Anlass einer durch ärztliche Bescheinigung nachgewiesenen lebensgefährlichen Erkrankung der oder des Dienstreisenden werden Fahrtauslagen gemäß § 4 Abs. 1 Satz 1 und 3 oder § 5 Abs. 1 erstattet.

        Carola Ramdohr

        Sachbearbeiterin für Reisekosten, studentische Verträge

        Carola Ramdohr

        Tel.: (0391) 886 41 94
        Fax: (0391) 886 47 31
        E-Mail: carola.ramdohr@hs-magdeburg.de

        Besucheradresse: Haus 4, Raum 2.07

        Sprechzeiten:

        Dienstag: 09:30 - 12:30 Uhr und 14:00 - 15:30 Uhr

        Mittwoch: 14:00 - 15:30 Uhr

        Donnerstag: 09:30 - 12:30 Uhr

        Hintergrund Bild