Zeiterfassung an der Hochschule Magdeburg-Stendal

Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

zum 01.03.2019 startete die elektronische Zeiterfassung HIS ZEB, die über die Weboberfläche QISZEB auf einem dienstlichen Computer (Arbeitsplatz-PC oder Laptop) für jeden Mitarbeiter*in einsehbar ist. Die Umstellung auf das neue Zeiterfassungssystem verlief inhaltlich sowie technisch weitestgehend gut. Durch großes Engagement aller Beteiligten konnten Schwierigkeiten während der Einführungsphase schnell behoben werden. Erfreulich dabei ist zu bemerken, dass in den ersten Wochen größere Probleme die Ausnahme bildeten. Die häufigsten Fehlerpotenziale lagen in der versäumten An- und Abmeldung aufgrund der Umstellung auf ein webbasiertes Erfassungssystem. Auch der korrekte Umgang mit Nachbuchungen konnte mit den Mitarbeitern*innen stets gemeinsam geübt/erarbeitet werden. Positive Rückmeldungen gab es in Bezug auf den Abwesenheitskalender, der nunmehr zu einer besseren Übersicht der An- und Abwesenheiten (Urlaub, Krank, Fortbildung etc.) führt.

Nachfolgend seien einige Hinweise aus dem Monitoring der zurückliegenden Wochen genannt. Vorab sei erwähnt, dass sämtliche Änderungen im Zeiterfassungsprogramm in der Regel erst am darauffolgenden Tag sichtbar sind.

Buchung von Abwesenheitszeiten:

Aus gegebenem Anlass sei darauf hingewiesen, dass bei vorliegenden Abwesenheitsbuchungen:

- Tage, an denen ein Mitarbeiter aufgrund von Krankheit ohne Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

- Kind-Krank-Tage

die Korrektur des Zeitdefizits in der Zeiterfassung ausschließlich durch das Personaldezernat erfolgt. Hier erfolgt die Anzeige durch Korrekturbeleg (Krank ohne Krankenschein) bzw. Kopie des Krankenscheins (Kind).

Es finden keine selbständigen Abwesenheitsbuchungen statt.

Druckfunktion Monatsübersicht:

In der Zeiterfassungsoberfläche innerhalb der Navigationsleiste „Zeiterfassung“ finden Sie am unteren Rand die Möglichkeit zur Erstellung eines PDF´s (Druckversion/Druckversion 2) mit den Arbeitszeitdaten des jeweils ausgewählten Monats. Hier haben Sie die Möglichkeit bei Bedarf einzelne Monatsübersichten (ggf. auch mit stornierten Buchungen) in PDF abzuspeichern.

Dienstreisen:

Dienstreisen sind durch jeden Mitarbeitenden selbst nachträglich in der Zeiterfassung zu buchen. Mit der Rolle „Zeiterfasser/-in“ unter dem Punkt „Zeiterfassung“ kann das jeweilige Dienstgeschäft nachgetragen werden (Button „Bearbeiten“). In der Übersicht des Buchungssatzes wird die Schaltfläche „Stornieren und Nachtragen“ ausgewählt. Unter Auswahl des richtigen Datums wird der Grund „Dienstreise“ betätigt. Im Feld „Freier Grund“ werden die Uhrzeiten (Dienstzeit/Arbeitszeit vor Ort) beschrieben. Im Bereich „Arbeitszeit“ wird unter dem Punkt „Stunden/Minuten“ die gesamte anzurechnende Zeit an diesem Tag eingegeben. Der Reiter „Nachtragen“ beendet die Aktion.

 Zusammengefasst:

1.         Tag der Dienstreise auswählen

2.         „Bearbeiten“ --> „Stornieren und Nachtragen“

3.         „Grund“: Dienstreise/“Freier Grund“: einzelne Zeiten auflisten

4.         Stunden/Minuten angeben

5.         Reiter „Nachtragen“

Sollte es zur Dienstreisezeiterfassung dennoch Fragen geben, können Sie sich gerne bei Frau Höfer (Tel.: 0391 886 4695) oder Frau Herrmann (Tel.: 0391 886 4129) die notwendige Hilfestellung beim Erfassen einholen.

Pausenzeiten:

Nach einigen Fragen rund um die Erfassung/Buchung der Pausenzeit ergeht folgender Hinweis:

Wenn abzusehen ist, dass die Pausenzeit von 30 Minuten (durch Buchung einer Frühstückspause oder mehrerer kleinerer Pausen) am Tag überschritten wird, ist es ratsam, jede Pause (auch Mittagspause) am selbigen Tag separat durch eine KOMMEN- und GEHEN-Buchung zu erfassen. Da der Abzug der vorgeschriebenen Mindestpausen gleitend erfolgt, kann so die korrekte Erfassung der Arbeitszeit gewährleistet werden.

Nachbuchungen:

 „Wie erfasst man die Pausenzeit von gestern nachträglich im System?“ Bei dieser oder einer ähnlichen Fragestellung ist es empfehlenswert, zu verinnerlichen, dass jeweils immer nur Perioden der Arbeitszeit erfasst werden. Zu keiner Zeit werden Pausenzeiten nachgetragen. Die Anrechnung der Pausenzeiten erfolgt automatisch, anhand der Zeitspannen, die zwischen den einzelnen Arbeitszeitabschnitten liegen.

Das Handbuch und nützliche Hinweise inkl. einem Video zur Zeiterfassung finden Sie jederzeit Hier.

Die Einführung von neuen Produkten ist ein Prozess, der mitunter auch Schwierigkeiten insbesondere in der Anfangsphase beinhaltet. Insoweit sind wir auch auf Ihre Unterstützung angewiesen. Ihre Mitarbeit hilft, Probleme rechtzeitig zu erkennen und Missverständnisse im Vorfeld auszuräumen.

Ihre Kritik, Fragen und Anregungen können gerne an christoph.oder@h2.de gerichtet werden.

Ihr Personaldezernat

Kontakt

Doreen Hinze

Sekretariat

Doreen Hinze

Tel.: (0391) 886 42 35
Fax: (0391) 886 47 31
E-Mail: doreen.hinze@h2.de

Besucheradresse: Haus 4, Raum 2.03

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