Studentische Beschäftigte

Allgemeines


Studentische Beschäftigte

studentische Hilfskraftwissenschaftliche Hilfskraftstudentische Aushilfen im Verwaltungsbereich und Zentralen Einrichtungen
Statusaußertariflich/ geringfügige Beschäftigungaußertariflich/ geringfügige Beschäftigungtarifliche Aushilfe/geringfügige Beschäftigung
Voraus-setzungeingeschriebene Studierende und noch kein Abschlusseingeschriebene Studierende und bereits Abschluss als Bacheloreingeschriebene Studierende und noch kein Abschluss
Tätigkeitenwissenschaftliche Hilfstätigkeiteneinfache Büroaufgaben nach Anleitung
                        Tutoren*innenXXXXXXXXXXXXXX

Vergütung/
max. 450 € /Mtl.

ab 01.04.2020: Stundenlohn 10,49 Euro/ max. 42 Std. pro Monat

ab 01.04.2021: Stundenlohn 10,63 Euro/ max. 42 Std. pro Monat

ab 01.04.2020: Stundenlohn 12,21 Euro/ max. 36 Std. pro Monat

ab 01.04.2021: Stundenlohn 12,37 Euro/ max. 36 Std. pro Monat

TV-L Entgeltgruppe 2
Urlaubgesetzlicher Mindesturlaub (20 Tage/anno)
- siehe FAQ

tariflicher Urlaubsanspruch (30 Tage/anno) - siehe FAQ
gesetzliche GrundlageWissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZeitVG)Teilzeit- und Befristungsgesetz
(TzBfG) und TV-L
Arbeitszeit-nachweise
sind von dem o.g. Personenkreis zu führen, dem Fachvorgesetzten zur Unterschrift vorzulegen und im Fachbereich, bzw. für studentische Aushilfen, im Verwaltungsbereich für mindestens 4 Jahre zu archivieren



Finanzierungstudentische Beschäftigte können über Haushalts- oder Drittmittel finanziert werden. (Tutor*innen ausschließlich über Haushaltsmittel) Die Finanzierungsquelle ist auf dem Formular (XY) zwingend anzugeben. Bei Drittmittelfinanzierung muss der Zuwendungsbescheid im Bereich Personal vorliegen.
Vertrags-unterlagen    die Unterlagen finden Sie hier

wird vom Bereich Personal ausgestellt

 

 

Bitte beachten Sie folgendes:

- Vertragsbeginn kann nur der 01. oder der 15. eines Kalendermonts sein. Für halbe Monate reduziert sich die vertragliche Stundenanzahl um die Hälfte

- für die Neueinstellung wird eine Vorlaufzeit von 4 Wochen benötigt, d.h. der Arbeitsvertrag der studentischen oder wissenschaftlichen Hilfskraft muss 4 Wochen vor Vertragsbeginn vollständig und korrekt mit allen Unterlagen im Bereich Personal vorliegen

- für Vertragsänderungen wird eine Vorlaufzeit von 2 Wochen benötigt, sofern die Unterlagen vollständig und korrekt im Bereich Personal vorliegen

studentische/wissenschaftliche Hilfskraft

Erstbeschäftigung/keine bisherige Vorbeschäftigung

Erforderliche Unterlagen

Folgende Unterlagen sind von den Studierenden im Fachbereich ausgefüllt und unterschrieben abzugeben:

 


Für ausländische Studierende außerhalb der EU gilt außerdem:

  • 2x Kopie des Reisepasses und des Aufenthaltstitels

nahtlose Weiterbeschäftigung/Weiterbeschäftigung auf der selben Kostenstelle

Definition

Student/Studentin ist bereits als HiWi an der Hochschule Magdeburg-Stendal beschäftigt und soll ohne Unterbrechung weiterbeschäftigt werden (gilt nicht für die Weiterbeschäftigung über ein anderes Drittmittelprojekt).

Unterlagen

Folgende Unterlagen sind von den Studierenden im Fachbereich ausgefüllt und unterschrieben abzugeben:

  • 2x identische Exemplare des Änderungsvertrages mit Originalunterschriften
  • 2x Immatrikulationsbescheinigung, für das Semester in dem der Zeitraum für den Änderungsvertrag liegt
  • bei EU-Projekten (Drittmittel): 2 identische Exemplare der Anlage zum ÄV (EFRE) oder Anlage zum ÄV (ESF)
  • nur bei persönlichen Veränderungen, wie z.B.:

    • Heirat/Namensänderung (Kopie Personalausweis - Vorderseite)
    • Abschlußzeugnis zwischenzeitlich erworben (Kopie Bachelorurkunde)

Für ausländische Studierende außerhalb der EU gilt außerdem:

  • 2x Kopie des Reisepasses und des Aufenthaltstitels
  • Unterlagen zur Veränderung des Aufenthaltstitels

Bei Tutoren*innnen gilt zusätzlich:

  • 2x Tutorenerklärung (wenn Tutor*in) bei Verträgen über den Jahreswechsel ist die Tutorenerklärung für das aktuelle und Folgejahr erforderlich

 

 

Wiedereinstellung

Definition

Eine Wiedereinstellung ist, wenn keine nahtlose Verlängerung vorliegt und/oder elementare Vertragsbestandteile sich ändern, wie z.B.

  • Wechsel zwischen Drittmittelprojekten
  • Wechsel zwischen hochschulinternen Kostenstellen und Drittmitteln und umgekehrt

Unterlagen

Folgende Unterlagen sind von den Studierenden im Fachbereich ausgefüllt und unterschrieben abzugeben:

Für ausländische Studierende außerhalb der EU gilt außerdem:

  • 2x Kopie des Reisepasses und des Aufenthaltstitels





FAQs

Arbeitsvertrag

Wann brauche ich einen Arbeitsvertrag?

  • immer

Wann brauche ich einen Änderungsvertrag? (nahtlose zeitliche Verlängerung/Weiterbeschäftigung auf der selben Kostenstelle)

  • bei einer zeitlichen Weiterbeschäftigung mit der gleichen Tätigkeit

  • bei Abschluss des Bachelor-Studiums, da sich dann die Vergütung ändert

Kann ich mein vertraglich festgelegtes Arbeitszeitvolumen ändern?

Nein.

Eine Änderung der monatlichen Arbeitszeit (Stundenreduzierung/-aufstockung) während der Vertragslaufzeit ist nicht möglich.

Wo finde ich alle Unterlagen/Formulare, die auszufüllen sind?

Auf der Website des Personaldezernates unter Personalangelegenheiten --> Studentische und Wissenschaftliche Hilfskräfte

Welche Unterlagen/Anlagen zum Arbeitsvertrag muss ich selbst noch besorgen?

  • Immatrikulationsbescheinigung (für das Semester, in dem der Zeitraum für den AV liegt)

  • Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse für den Arbeitgeber bei Neu- und Wiedereinstellungen (bei Ihrer Krankenversicherung anfordern, Bescheinigung darf bei Abgabe der AV-Unterlagen nicht älter als 6 Wochen sein)
  • Bachelor/Master-Urkunde in Kopie (sofern vorhanden)

  • für ausländische Studierende außerhalb der EU zusätzlich:
    Kopie Reisepass und Aufenthaltstitel

Wann endet mein Arbeitsverhältnis?

  • mit Zeitablauf des Vertrages
  • mit dem regulären Ende des Studiums und der Exmatrikulation
  • mit der Exmatrikulation vor dem regulären Endes des Arbeitsvertrages
  • mit der Exmatrikulation aus anderen Gründen
  • durch Kündigung des Beschäftigten (in diesem Fall ist eine schriftliche Kündigung erforderlich)

Bei Exmatrikulation sind Sie verpflichtet diese unverzüglich dem Personaldezernat anzuzeigen.

Welche Kündigungsfrist gilt?

Bei einer Kündigung vor dem regulären Ende des Arbeitsvertrages durch die studentische/wissenschaftliche Hilfskraft bzw. durch den Arbeitgeber gilt folgende Frist:

  • Kündigung von einem Monat auf Monatsende (siehe § 5 Arbeitsvertrag)

Für den Arbeitgeber gelten die gesetzlichen Kündigungsfristen.


Arbeitszeit

Gibt es einen Arbeitszeitrahmen?

Ja, von Montag bis Freitag im Zeitraum von 06 bis 21 Uhr.

Für tarifliche Aushilfen können davon abweichende Arbeitszeitregelungen (Dienstpläne oder Einzelfallabsprachen) bestehen.

Wieviel Stunden pro Woche und pro Monat dürfen maximal gearbeitet werden?

  • Max. 19 Std./Woche
  • 36 Std./Monat als wissenschaftliche Hilfskraft
  • 42 Std./Monat als studentische Hilfskraft

Wieviel Stunden muss minimal pro Monat gearbeitet werden?

Für studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte werden Arbeitsverträge erst ab einer Mindeststundenzahl von 10h/Monat ausgestellt.

Für Tutor*innen beträgt die Mindeststundenzahl 8h/Monat.

Die tarifliche Aushilfen gilt eine Mindeststundenzahl 5h/Woche.

Die Vertragslaufzeit beträgt mindestens 4 Monate.

 

 

Darf ich an Samstagen, Sonn- und Feiertagen arbeiten?

Laut Arbeitszeitgesetz dürfen Arbeitnehmer/innen an Sonn- und gesetzlichen Feiertagen

von 0 bis 24 Uhr nicht beschäftigt werden.

Samstagsarbeit ist nur nach Rücksprache mit dem/der Vorgesetzten und nur bis 13 Uhr möglich.

Für tarifliche Aushilfen können davon abweichende Arbeitszeitregelungen
(Dienstpläne oder Einzelfallabsprachen) bestehen.

 

Was passiert bei einer Krankschreibung oder längerer Krankheit?

Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist bei dem/der Fachvorgesetzten vorzulegen.

Es besteht kein Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall in den ersten 4 Wochen des Vertragsbeginns.

Anschließend besteht ein Anspruch auf Lohnfortzahlung für die Dauer von max. 6 Wochen.


 


Arbeitszeitnachweis

Wo finde ich die Datei für den Arbeitszeitnachweis?

Die Muster-Datei zur Erfassung der Arbeitszeitnachweise für studentische/wissenschaftliche Hilfskräfte, studentische Aushilfen und Tutor*innen finden Sie hier.

Für drittmittelfinanzierte studentische/wissenschaftliche Hilfskräfte gelten die besonderen Vorschriften und Formulare der jeweiligen Mittelgeber. Der*Die Fachvorgesetzte ist für die ordnungsgemäße Bereitstellung und Dokumentation der entsprechenden Unterlagen verantwortlich.

Die Stundennachweise der studentischen Beschäftigten sind ordnungsgemäß zu führen, zu unterschreiben und von den jeweiligen Fachvorgesetzten gegenzuzeichnen. Die Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht verbleibt im Fachbereich.

Bis wann und wo muss ich den Arbeitszeitnachweis abgeben?

Bis zum 5. Werktag des Folgemonats bei dem/der Fachvorgesetzten in elektronischer Form oder als Ausdruck.Die Arbeitszeitnachweise sind zwingend zu unterschreiben .

Der/Die Fachvorgesetzte ist der/die Mitarbeiter*in, für den/die die studentische/wissenschaftliche Hilfskraft tätig ist.

Der Arbeitszeitnachweis wird nicht oder nicht rechtzeitig abgegeben. Wer leitet wann welche Maßnahmen ein?

Mahnung durch die/den Fachvorgesetzte/n mit Frist der Abgabe.

Bei Nichtbefolgen Einschaltung des Personaldezernats und Beendigung des Vertrages.

Wie lange müssen die Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?

Die Arbeitszeitnachweise sind 4 Jahre zu Prüfzwecken durch die Deutsche Rentenversicherung aufzubewahren.

Die Aufbewahrung der Arbeitszeitnachweise erfolgt im zuständigen Bereich/Fachbereich.


Arbeitszeugnis

Wer erstellt das Zeugnis?

Studentische/wissenschaftliche Hilfskräfte haben einen Anspruch auf die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses.

Die Erstellung des Arbeitszeugnisses erfolgt durch die/den Fachvorgesetzte/n auf Antrag.


Ausfüllhilfe Bezügefragebogen

Was ist eine Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) ?

Die Steueridentifikationsnummer, kurz Steuer-ID, ist eine Zahlenreihe bestehend aus 11 Ziffern, die eine Person dauerhaft ab Geburt erhält bzw. zugeordnet wird und sich bis zum Ableben nicht ändert. Grundvoraussetzung für den Erhalt einer Steuer-ID ist ein fester Wohnsitz innerhalb Deutschlands (alleiniger Wohnung/Hauptwohnung im Melderegister erfasst).

Oft wird die Steueridentifikationsnummer (kurz: Steuer-ID) mit der Steuernummer verwechselt. Jedoch sind diese nicht identisch. Die Steuernummer wird einer Person vom jeweiligen Finanzamt (entsprechend dem Wohnsitz) zugeteilt. Die Steuernummer besteht aus 13 Ziffern und verändert sich, sobald du an einen neuen Ort ziehst.

Wo finde ich meine Steuer-ID?

  • Lohnsteuerbescheinigung: Auf der Lohnsteuerbescheinigung ist die Steuer-ID unter dem Punkt Identifikationsnummer zu finden.
  • Einkommenssteuerbescheid: Auf dem Einkommenssteuerbescheid steht die IdNr. auf der linken Seite im oberen Eck, direkt oberhalb der Steuernummer.
  • Informationsschreiben deines Finanzamtes: Auch auf Informationsschreiben deines Finanzamtes ist die Steuer-ID neben der Steuernummer zu finden.

Wo kann ich meine Steuer-ID erfragen/beantragen ?

  • über das Eingabeformular des Bundeszentralamts für Steuern online anfragen

Was ist eine Sozialversicherungsnummer/Rentenversicherungsnummer?

Die Sozialversicherungsnummer setzt sich aus zwölf Ziffern zusammen, die sowohl Zahlen als auch Buchstaben enthalten und diese behält man in der Regel sein Leben lang.

Das bedeuten die einzelnen Stellen der Sozialversicherungsnummer:

  • Stelle 1-2: Unveränderliche Bereichsnummer des Rentenversicherungsträgers
  • Stelle 3-4: Geburtstag des Versicherten
  • Stelle 5-6: Geburtsmonat des Versicherten
  • Stelle 7-8: Geburtsjahr des Versicherten
  • Stelle 9: Anfangsbuchstabe des Geburtsnamens des Versicherten
  • Stelle 10-11: Seriennummer (bei Männern von 00-49, bei Frauen oder unbestimmtem Geschlecht von 50-99)
  • Stelle 12: Interne Prüfziffer

Wo finde ich meine Sozialversicherungsnummer?

  • auf dem Sozialvesicherungsausweis auf der rechten Innenseite des Ausweises
  • seit 2011 werden die Sozialversicherungsausweise nicht mehr erstellt, stattdessen erhaltet ihr ein Schreiben der deutschen Rentenversicherung, welches die Nummer enthält
  • auf jedem Brief der deutschen Rentenversicherung
  • auf dem jährlichen Rentenversicherungsbescheid

Wo kann ich meine Sozialversicherungsnummer erfragen/beantragen?

  • direkt beim Rentenversicherungsträger (Homepage der deutschen Rentenversicherung)
  • bei der Krankenkasse

Die Begriffe Sozialversicherungsnummer und Rentenversicherungsnummer sind identisch und bezeichnen beide denselben Sachverhalt.

Was ist ein Haupt- und Nebenarbeitgeber?

Bei der Aufnahme eines Arbeitsverhältnisses ist die Angabe, ob es sich um den Haupt- oder Nebenarbeitgeber handelt, zwingend erforderlich.

Hauptarbeitgeber:

Hast du nur ein Arbeitsverhältnis, ist dies dein Hauptarbeitgeber.

Ein Hauptarbeitgeber ist der Arbeitgeber, der dein Gehalt nach deiner familiengerechten Steuerklasse (I – V) versteuert. (siehe auch Punkt: Was ist eine Steuerklasse?)

Deine familiengerechte Steuerklasse darf nur von einem einzigen Arbeitgeber verwendet werden. Auf die Höhe des Gehaltes kommt es dabei nicht an.

Beispiel: Du bist Student und nimmst an der Hochschule einen Job als studentische Hilfskraft an.

--> dein Studium zählt nicht als Arbeitsverhältnis, da du damit keine Einkünfte erzielst. Somit ist bei Arbeitsaufnahme die Hochschule dein Hauptarbeitgeber.

Nebenarbeitgeber:

Hast du mehrere Arbeitsverhältnisse, hast du dementsprechend auch mehrere Arbeitgeber, welche nicht alle als Hauptarbeitgeber gelten können.

Somit musst du dich entscheiden bzw. festlegen, welches Arbeitsverhältnis als Hauptarbeitgeber (Gehalt wird nach deiner familiengerechtenSteuerklasse (I – V) versteuert) und welches als Nebenarbeitgeber (Gehalt wird nach der Steuerklasse VI versteuert) gelten soll.

Beispiel: Du bist Student und hast bereits ein Arbeitverhältnis bei der Muster-Uni. Nun möchtest du noch ein weiteres Arbeitsverhältnis als studentische Hilfskraft an der Hochschule beginnen.

Dein Hauptarbeitgeber ist die Muster-Uni (Achtung: Studium zählt nicht als Arbeitsverhältnis) und dort wird dein Gehalt mit deiner individuellen familiengerechten Steuerklasse (I-V) versteuert. Das später hinzukommende Arbeitsverhältnis bei der Hochschule gilt dann als Nebenarbeitgeber und dein Gehalt wird dort mit der Steuerklasse VI versteuert.

Alle weiteren, noch später hinzukommende Arbeitsverhältnisse/Arbeitgeber gelten als Nebenarbeitgeber.

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Bitte beachtet, dass das Land Sachsen-Anhalt (als Arbeitgeber) keine pauschale Versteuerung vornehmen kann.  

Was ist eine Steuerklasse?

Steuerklasse

Gilt für folgenden Familienstatus:

I

-          ledig

-          verheiratet, aber dauerhaft getrennt lebend

II

-          alleinerziehend

III

-          verheiratet, Partner hat die Steuerklasse V gewählt

IV

-          verheiratet, beide Partner haben die Steuerklasse IV

V

-          verheiratet, Partner hat die Steuerklasse III

VI

-          gilt für alle Nebenbeschäftigungen

 

 


Einstellungsvoraussetzung

Welche Voraussetzung muss erfüllt sein, um als studentische/wissenschaftliche Hilfskraft/Tutor*in zu arbeiten?

Student*innen, die mindestens das 2. Semester an einer deutschen Hochschule absolviert haben (siehe § 51 HSG LSA).

Was ist ein Tutor*in?

Ein Tutor*in kann sowohl eine studentische als auch eine wissenschaftliche Hilfskraft sein.

Diese Studierenden üben eine Lehrtätigkeit aus oder unterstützen diese. Für eine Tutorentätigkeit besteht gemäß §3 Nr. 26 EStG ein erhöhter Freibetrag in Höhe von 2.400 €/anno.

Alle anderen studentischen und/oder wissenschaftlichen Hilfskräfte können lediglich einen Freibetrag in Höhe von 720  €/anno gemäß § 3 Nr. 26a EStG in Anspruch nehmen.

Aufgrund dieser steuerlichen Regelung ist zwischen Tutorentätigkeit und den Tätigkeiten von studentischen/wissenschaftlichen Aushilfen zwingend eine Unterscheidung zu treffen, die im Zweifel durch Tätigkeitsnachweise gegenüber den Finanzbehörden nachzuweisen ist.


Reisekosten/Dienstreisen

Wie erfolgt die Erstattung anfallender Reisekosten bei einem bestehenden AV?

Reisekosten für studentische Beschäftigte können im Ausnahmefall für z.B. Messeunterstützung, Probeentnahmen oder bei externen Umfragen entstehen. Es erfolgt für studentische Beschäftigte eine Kostenerstattung gemäß BRKG (Bundesreisekostengesetz).

Dazu muss vorliegen:

  • ein genehmigter Dienstreiseantrag
  • bei Drittmittelprojekten ist die Verfügbarkeit der Mittel im Vorfeld zu prüfen (Dezernat I)

Die Beantragung einer Dienstreise erfolgt am einfachsten über

Dienstreiseantrag (NEU - PDF)

Die anschließende Erstattung der Reisekosten erfolgt über das Formular

Reisekostenrechnung


Urlaub

Welchen Urlaubsanspruch habe ich?

Für studentische/wissenschaftliche Hilfskräfte sowie Tutor*innen wird im Rahmen des Arbeitsvertrages der gesetzliche Mindesturlaub (20 Arbeitstage/anno) gewährt. Dafür müssen die Arbeitstage pro Woche angegeben werden. Da die Arbeitszeit in der Regel auf weniger als 5 Arbeitstage verteilt ist, wird der Urlaub anteilig gekürzt.

 

Für studentische Aushilfen im Verwaltungsbereich und Zentralen Einrichtungen wird im Rahmen des Arbeitsvertrages der tarifliche Urlaub (30 Arbeitstage/anno) gewährt. Dafür müssen die Arbeitstage pro Woche angegeben werden. Da die Arbeitszeit in der Regel auf weniger als 5 Arbeitstage verteilt ist, wird der Urlaub anteilig gekürzt.


Veränderungsanzeige

Was ist eine Veränderungsanzeige und wann ist diese auszufüllen?

Mit der Veränderungsanzeige werden dem Personaldezernat personenbezogene Änderungen der Mitarbeitenden angezeigt.

Eine Veränderungsanzeige ist notwendig bei folgenden Änderungen:

  • der Kontoverbindung
  • der Wohnanschrift
  • des Familienstandes

Die Veränderungsanzeige ist auszufüllen und beim Personaldezernat abzugeben.


Verdienst

Wie hoch ist der Stundensatz?

Was passiert wenn ich während der Vertragslaufzeit meinen Bachelorabschluss mache?

  • Ich lege folgende Unterlagen vor:

    • Immatrikulationsbescheinigung
    • Bachelor-Urkunde
    • Änderungsvertrag zum Punkt Vergütung und ggf. Stundenumfang (max. 36 Monatsstunden möglich) - welcher ab dem Folgemonat zur Vorlage in Kraft tritt

  • Das Arbeitsvolumen kann maximal 36 Monatsstunden betragen
  • die Arbeitsaufgaben bleiben unverändert

Wissenschaftliche Hilfstätigkeiten

Was sind wissenschaftliche Hilfstätigkeiten?

Der Arbeitsvertrag hat die Erbringung wissenschaftlicher oder künstlerischer Hilfstätigkeiten dann zum Gegenstand, wenn sie dazu dient, die wissenschaftliche Arbeit eines an einer deutschen Hochschule oder Forschungseinrichtung tätigen Wissenschaftlers unmittelbar zu unterstützen. Die Tätigkeit muss auf die Erledigung wissenschaftsspezifischer Aufgaben gerichtet sein. Ausreichend ist ein bloßer Unterstützungscharakter, der sich im Vorfeld der eigentlichen wissenschaftlichen Leistung bewegt. Einer besonderen Ausbildung oder Qualifikation bedarf es dazu nicht.

Dazu zählen unterstützende wissenschaftliche Dienstleistungen, wie z.B.

  • Unterrichtstätigkeit als Tutor
  • die Korrektur von Klausuren und sonstigen Übungsarbeiten
  • die Zusammenstellung wissenschaftlicher Materialien.

Tätigkeiten ohne wissenschaftlichen Bezug, wie z.B. im Bereich der Verwaltung, der Bibliothek oder der IT zählen hingegen nicht hierzu.


Carola Ramdohr

Sachbearbeiterin für Reisekosten, studentische Verträge

Carola Ramdohr

Tel.: (0391) 886 41 94
Fax: (0391) 886 47 31
E-Mail: Hiwi-Vertraege@h2.de

Besucheradresse: Haus 4, Raum 2.07

Servicezeiten:

Dienstag: 09:00 - 12:00 Uhr

Mittwoch: 14:00 - 15:30 Uhr

Donnerstag: 09:00 - 12:00 Uhr

Nutzen Sie zunächst die Fachbereiche als Anlaufstellen, dort stehen Ihnen die Sekretariate gern zur Verfügung.

Während der Corona-Pandemie bieten wir ausschließlich persönliche telefonische Beratung an.

 

 

Hintergrund Bild