E-Mail und News

Wozu brauche ich denn eine E-Mail-Adresse an der Hochschule, ich habe doch schon eine bei gmx (web.de,... usw.)? Diese Frage ist mit einem Satz beantwortet:

Die Hochschule möchte sicher stellen, dass die Studierenden auch alle Informationen und Hinweise erhalten, die Ihnen via E-Mail zugeschickt werden.

Vergessen Sie also nicht, Ihr E-Mail-Konto an der Hochschule abzurufen, da Ihnen sonst Hinweise für Ihren Studienalltag entgehen könnten! Vielleicht nutzen Sie die Möglichkeit, die privaten E-Mails an die Hochschuladresse weiter zu leiten.

Weltweiter Zugang über Webmail

Allgemeines

Die Nutzung des E-Mail-Dienstes der Hochschule Magdeburg-Stendal ist via IMAP (Internet Mail Access Protocol), WebMail oder POP3 (Post Office Protocol Version 3) möglich.

Der externe E-Mail-Zugang über IMAP bzw. über POP3  funktioniert nur noch mit einer SSL oder TLS verschlüsselten Verbindung.

Bei dieser Art der Nutzung von IMAP bzw. POP3 werden alle Daten, die zwischen IMAP-Server bzw. POP3-Server und Client ausgetauscht werden, verschlüsselt übertragen, also auch Ihr Passwort. 

Egal welchen Weg Sie nutzen, Sie greifen immer auf ein und dasselbe Postfach zu. E-Mail-Adresse und die dazugehörigen Zugangsdaten (zentraler Account und E-Mail-Adresse) erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Neueinstellung automatisch im ZKI. Studierende haben die Daten mit der Immatrikulationsbescheinigung erhalten. Gäste erhalten diese Daten auf Antrag.

Für Studierende stehen 1GB für ihre Mailbox zur Verfügung. Sollten die 1GB zu mindestens 90% ausgenutzt sein, erhalten Sie einen entsprechenden Warnhinweis. Ab 100% werden Ihnen dann keine Nachrichten mehr zugestellt.

Zugang via E-Mail-Client

Bitte nutzen Sie unbedingt IMAP mit STARTTLS oder SSL/TLS (IMAPS- Informationen zur Einrichtung siehe oben unter "Allgemeines"). Bei dieser Art der Nutzung von IMAP werden alle Daten, die zwischen IMAP-Server und Client ausgetauscht werden, verschlüsselt übertragen, also auch Ihr Passwort. Der Zugriff auf Ihre Nachrichten via IMAP ohne Verschlüsselung ist aus Sicherheitsgründen nur noch innerhalb des Netzes der HS Magdeburg-Stendal (vom Arbeitsplatz) oder via VPN-Zugang möglich.

Im Gegensatz zu POP3 arbeiten Sie bei IMAP im allgemeinen auf dem Server. D.h., egal von welchem Ort Sie auf Ihre Nachrichten zugreifen, Sie haben immer alle Nachrichten (empfangene und gesendete) zur Verfügung.

Nachfolgend die wichtigsten Daten, um mit einem IMAP/IMAPS-fähigen E-Mail-Client Ihre Nachrichten zu lesen. Weitere Hinweise entnehmen Sie bitte der Dokumentation Ihres E-Mail-Clients.

Sollten trotzdem noch Fragen offen bleiben, wenden Sie sich bitte an den für Sie zuständigen System-Administrator oder an den Postmaster der Hochschule via E-Mail unter postmaster@hs-magdeburg.de.

  • IMAP-Account: Ihr zentraler Account der Hochschule
  • IMAP-Server (Eingangs-Server): imap.hs-magdeburg.de, Port 143 (STARTTLS) => bevorzugt zu verwenden oder Port 993 (SSL) / Passwort, normal bzw. PLAIN

Zum Versenden von E-Mails nutzen Sie folgende Einstellung:

  • SMTP-Server (Ausgangs-Server): smtp.hs-magdeburg.de, Port 587 (STARTTLS / Passwort, normal bzw. PLAIN)

Bitte beachten Sie, dass es bei einigen Versionen von Apple notwendig ist eine zusätzliche Einstellung zu machen. Diese Einstellung finden Sie unter:
Unter Accounts -> SMTP-Serverliste bearbeiten -> Erweitert -> den Haken bei "Accounteinstellungen automatisch erkennen und übernehmen" rausnehmen.

Für das Signieren bzw. Verschlüsseln von E-Mails und Dokumenten ist ein Nutzer-Zertifikat notwendig. Informationen zur Beantragung und Einbindung in den E-Mail-Client sind auf den Seiten "Sicherheit und Zertifizierung, Datensicherung" zusammengefasst.

Viele Mail-Programme können Adressbücher (LDAP), wie es auch die Hochschule Magdeburg-Stendal allen Hochschulmitgliedern zur Verfügung stellt, nutzen.

Beispielhaft sind hier Anleitungen verfügbar für (Login im Dokumentenarchiv notwendig):

Zugang via WebMail

Dieser Zugang ist der komfortabelste. Sie müssen keine Einstellungen vornehmen und sich nicht um die sichere Verbindung kümmern. Sie haben jederzeit und von jedem Ort Zugriff auf alle Ihre Nachrichten (vorausgesetzt Sie arbeiten ausschließlich via WebMail), da Sie ausschließlich auf dem Server arbeiten. Sie benötigen lediglich einen Internet-Zugang und einen Web-Browser. Die URL für den Zugang zu WebMailer der Hochschule Magdeburg-Stendal lautet:

https://groupware.hs-magdeburg.de

Weiterhin stehen Ihnen eine Reihe von zusätzlichen Funktionen zur Verfügung. Das sind im einzelnen:

  • Zugriff auf das E-Mail-Adressen-Verzeichnis der Hochschule sowie auf Ihr eigenes, welches Sie selbst bearbeiten können
  • Filterregeln zum Einsortieren vom empfangenen Nachrichten in entsprechende Ordner
  • Erstellen einer Abwesenheitsnotiz (der Absender einer Nachricht bekommt eine Mitteilung, dass Sie momentan seine Nachricht aus diesen oder jenen Gründen nicht lesen können, z.B. Dienstreise, Urlaub usw.)
  • Einrichten einer Weiterleitung für neu ankommende Nachrichten an eine andere E-Mail-Adresse (für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur an interne Adressen)

sowie für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch:

  • Aufgaben-Editor für anstehende Aufgaben mit Fälligkeitsdatum und Wiedervorlagedatum
  • Kalender für persönliche Termine oder Termine mit Kollegen

Eine Einschränkung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besteht alledings darin, dass mit dem WebMailer E-Mails nicht signiert oder verschlüsselt werden können und keine verschlüsselten E-Mails gelesen werden können.

Weitere Hinweise entnehmen Sie bitte der Online-Hilfe. Sollten trotzdem noch Fragen offen bleiben, nutzen Sie auch die FAQ zum Thema E-Mail oder wenden Sie sich bitte an den für Sie zuständigen System-Administrator oder an den Postmaster der Hochschule via E-Mail unter postmaster@hs-magdeburg.de.

Einschränkungen und Fehlermeldungen

  1. Alle ankommenden E-Mails werden auf Viren gescannt und alle Anhänge auf folgende Datei-Endungen geprüft: .vbs .pif .scr .cmd .com .dll .hta .cpl .exe Im Falle eines Treffers werden diese E-Mails gelöscht und der Absender darüber informiert.
  2. Der E-Mail-Server der Hochschule akzeptiert E-Mails bis zu einer Größe von 40MB. Ist die zu empfangende E-Mail größer, wird sie abgelehnt (die Größe einer E-Mail versteht sich inklusive Datei-Anhänge).
  3. Ebenfalls abgelehnt werden E-Mails mit mehr als 50 Empfänger-Adressen.

 

Für die Zustellung einer E-Mail ist immer der Sendende verantwortlich (Ihr E-Mail-Provider), nicht der Empfangende. Wird die Annahme verweigert, muss grundsätzlich der Sendende klären, weshalb. Man muss sich also an den jeweiligen E-Mail-Provider wenden, denn dieser hat sich bereit erklärt, die Nachrichten abzusenden und zuzustellen.


Sollte eine E-Mail nicht zugestellt werden können, erhält man immer eine Fehlermeldung vom versendenden Server (also vom jeweiligen E-Mail-Provider) mit einer entsprechenden Begründung.

 

Hier einige Beispiele für Fehlermeldungen:

User unknown: Der angegebene Name ist falsch (vor dem @).
Recipient address rejected: Der angegebene Name ist falsch (vor dem @).
Host unknown: Sie haben den Namen der Institution/Einrichtung falsch geschrieben (nach dem @).
message to large Illegal Seek: Ihre Nachricht ist "zu Groß" und wird vom Empfänger NICHT abgenommen.
exceeded storage allocation: Ihre Nachricht ist "zu Groß" und wird vom Empfänger NICHT abgenommen.

Diese Meldung finden Sie meistens nach folgender Zeile:

----- Transcript of session follows -----

Bitte beachten Sie noch folgende Hinweise:

In einer E-Mail-Adresse gibt es keine Umlaute, kein sz und keine Leerzeichen.
Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Namensteil-Trenner sind folgende Zeichen:
. : % @ ! ^ / [ ]
Diese Zeichen dürfen nicht unmittelbar aufeinander folgen.
Unbalanced heißt, es fehlt das Gegenstück dazu oder es ist eines zu viel.
Verwenden Sie in den Feldern To:, From:, Cc:, Bcc: und Subject: keine Umlaute und kein ß.
Mehrere Adressen in den Feldern To:, Cc: und Bcc: werden durch Komma getrennt.

Verantwortlich für de E-Mail-Dienst an der HS Magdeburg-Stendal - Postmaster

Bei Problemen oder Fragen zum E-Mail-Dienst können Sie sich an den Postmaster wenden. Sie erreichen Ihn unter der E-Mail-Adresse postmaster(at)hs-magdeburg.de.

Viren- und Spamabwehr

Täglich erhält die Hochschule eine Vielzahl von Virenmails, Spam und Phishing Mails. Letztere geben vor, von einem vertrauenswürdigen Absender zu sein und fordern Sie auf, Daten zu senden oder auf einen Link zu klicken und dort Daten einzugeben. Tun Sie dies unter keinen Umständen! Geben Sie Nutzerdaten nur auf Seiten an, deren Integrität Sie überprüft haben (z.B. ein Schloss Symbol in der Adressleiste).

Seit der Umstellung auf den DFN-MailSupportdienst werden eingehende Mails bereits vor der Zustellung auf Viren und Spam geprüft.

Es gelten folgende Regeln:

     

  1. Verweigerung der Annahme von Spam mittels Blacklisting.
  2. Nichtexistente Absender-Domänen werden sofort abgelehnt.
  3. Virenbehaftete E-Mails werden abgelehnt.
  4. E-Mails mit einem Spamscore über 11 Punkten werden abgelehnt.
  5. Markierung der nicht abgelehnten E-Mails.

 

Der DFN-Mailsupportdienst hat den Vorteil, dass Sie weitestgehend selbst über Ihren Umgang mit Spam entscheiden können. Der DFN fügt den Mails einen sogenannten Spam-Flag hinzu. Anhand dieses Kriteriums kann jeder mit Hilfe von Filtern selbst entscheiden, was mit Spam passieren soll (verschieben, ablehnen, löschen). Diese Filter lassen sich leicht über Groupware einrichten und gelten dann sowohl für den Webmailer, als auch für alle lokalen Mailprogramme (wie z.B. Thunderbird). 

Eine Einrichtung der Filter hat keinerlei negative Auswirkungen auf ihr Mailkonto. Sollte eine Mail nicht den Filterkriterien entsprechen passiert nichts.

Seit dem 05.11.2014 erhalten alle neu erzeugten Accounts automatich den Standardspamfilter. Sie können diesen jederzeit deaktivieren oder löschen. Die Anleitung finden Sie weiter unten, unter Filterregeln.

Um den DFN-MailSupportdienst zu optimieren, bieten wir die Möglichkeit, nach Ihrer Auffassung falsch gekennzeichnete Mails an uns weiterzuleiten. Erhalten Sie eine Spammail, die nicht als Spam erkannt wurde, senden Sie diese bitte als Anhang (rechter Mausklick auf die Mail -> Weiterleiten als Anhang oder auf Nachricht in der oberen Menüleiste und dort dann auf Weiterleiten als Anhang) an spam@hs-magdeburg.de. Mails, die fälschlicherweise als Spam markiert wurden aber erwünschte Mails sind, senden Sie bitte als Anhang (rechter Mausklick auf die Mail -> Weiterleiten als Anhang oder auf Nachricht in der oberen Menüleiste und dort dann auf Weiterleiten als Anhang) an no-spam@hs-magdeburg.de.  In Outlook müssen Sie hierfür neben der oberen Schaltfläche "Weiterleiten" auf "Weitere" -> "Als Anlage weiterleiten" gehen.

Weitere Informationen zum DFN-Dienst und der Überprüfung der Mails finden Sie auf den Seiten des DFN unter https://www.mailsupport.dfn.de/.

 

Filterregeln

Einrichten von Mail-Filtern zur Spamabwehr in EGroupware

E-Mail-Verteiler

Allgemeines

Häufig kommt es vor, dass E-Mails an eine ganze Gruppe von Adressaten gesendet werden muß. Z.B. sollen Einladungen an Interessenten, Mitteilungen an Kollegen oder Diskussionsbeiträge an die Arbeitsgruppe verschickt werden. Das einzelne Versenden der Nachricht an die Adressaten wäre sehr aufwendig.

E-Mail-Verteiler übernehmen diese "Rundbrieffunktion".

Ein solcher E-Mail-Verteiler besteht aus einer Liste von E-Mail-Adressen, die über einen bestimmten Verteilernamen angesprochen werden. Als Mail-Nutzer hat man folgende Möglichkeiten, diese Funktion zu nutzen:

Listenfunktion des Mail-Programmes (eudora, netscape, ...)

vom Benutzer einfach einstellbar via Adressbuch-Funktion
Teilnehmer müssen Listen selbst identisch halten
geeignet bei kleinem Teilnehmerkreis und seltener Änderung

Nutzung einer Mailing-Liste

Mailing-Listen (auch Mail-Verteilerlisten oder Distribution lists genannt) sind spezielle Mail-Adressen. Wenn man an eine solche Adresse eine Nachricht schickt, wird diese automatisch von einem Server an alle Mitglieder dieser Liste verteilt. Mailing-Listen verwendet man bei großer Teilnehmerzahl und/oder häufiger Änderung.

Jede Mailing-Liste hat einen Listen-Administrator, der den Zweck der Liste bestimmt, Richtlinien zur Nutzung festlegt und den Status der Liste (öffentlich, geschlossen usw.) bestimmt.

Das ZKI betreibt einen Mail-Server mit der "List Management Software" Mailman. Angehörige der Hochschule können diesen Service entsprechend der Benutzerordnung des ZKI zu Zwecken der Aus- und Weiterbildung, Forschung und Verwaltung nutzen. So verwaltete Mailing-Listen werden mit

listenname@listserv.hs-magdeburg.de

adressiert. listenname ist jeweils der konkrete Kurzname der Liste. Der Listen-Administrator ist via
listenname-owner@listserv.hs-magdeburg.de
erreichbar.

E-Mail-Etikette

Dieses Dokument stellt in Form einer "E-Mail-Etikette" einige einfache Hinweise vor, die beim Schreiben von elektronischen Nachrichten, vor allem an einem persönlich nicht bekannte Personen, beachtet werden sollten. Es sollte nicht so verstanden werden, einen speziellen Schreibstil oder genaue Verhaltensregeln zu fordern - es ist vielmehr ein Versuch, wichtige Eigenschaften herauszustellen, die die Klarheit unserer E-Mails betreffen. Denn bei E-Mail geht es vor allem um Kommunikation. Daher sollte eine klare Ausdrucksweise das oberste Ziel sein.

Adressen und persönliche Namen (Felder To:, Cc:, Bcc:)

Ein "persönlicher Name" ist eine beliebige Zeichenkette, die von vielen Mailprogrammen an eine E-Mail-Adresse als Textkommentar angefügt oder vorangestellt werden kann.

Fügen Sie bitte auf jeden Fall einen persönlichen Namen an E-Mail-Adresse wie fp344188@foo.chaos.com an. Er identifiziert die Person wesentlich besser als die "nackte" E-Mail-Adresse!

Benutzen Sie bitte aussagekräftige Namen: "Rate mal" oder ähnliches könnten dem Empfänger sauer aufstoßen.

Persönliche Namen in der E-Mail-Adresse des Empfängers können es dem Postmaster am "anderen Ende der Leitung " erleichtern zu helfen, den tatsächlichen Empfänger der Nachricht zu ermitteln, auch wenn die E-Mail-Adresse nicht korrekt ist.

Beispiel:
Die Adresse fp344188@foo.chaos.com vermittelt weniger Information, als wenn sie in der Form

Ford Prefect <fp344188@foo.chaos.com>

geschrieben wäre! Beachten Sie auch die Schreibweise. Schließen Sie E-Mail-Adressen immer mit den Zeichen < und > ein und geben Sie den Textteil der nicht zur E-Mail-Adresse gehört ohne irgendwelche "Begrenzer" ein.

Betreff-Zeilen (Feld Subject:)

Fügen Sie immer, aber auch wirklich immer, eine Betreff-Zeile in Ihre Nachricht ein bzw. füllen Sie das Feld "Subject:" immer aus! Fast alle Mail-Systeme konfrontieren Sie mit einer Betreff-Zeile, wenn Sie Ihren elektronischen Briefkasten durchschauen, und oft ist sie der einzige Hinweis, den der Empfänger von einer Nachricht hat, wenn er Nachrichten suchen und einsortieren will.

Füllen Sie die Betreff-Zeile mit wirklichen Inhalten. Wenn Sie z.B. eine Nachricht an den Support einer Software-Firma schreiben und als Betreff den Namen der Firma angeben, hätten Sie sich diese "Zusatzinformation" gleich sparen können.

Wenn Sie auf eine Nachricht antworten, jedoch den Grund Ihrer Konversation ändern wollen, ändern Sie bitte die Betreff-Zeile auch - besser noch, sie schreiben eine völlig neue Nachricht. Der Betreff ist üblicherweise der leichteste Weg, den Weg einer Konversation nachzuverfolgen. Daher kann die Änderung des Konversationsthemas ohne Änderung des Betreffs verwirrend sein und das Einordnen der Nachricht schwierig machen.

Länge, Inhalt und Format von Nachrichten

  • Versuchen Sie, die Länge Ihrer Nachricht dem Tenor der Konversation anzupassen: wenn Sie lediglich eine schnelle Anfrage machen wollen, dann fassen Sie sich bitte kurz und kommen Sie auf den Punkt.

  • Ganz allgemein: Halten Sie sich so strikt wie möglich an den Betreff Ihrer Nachricht. Falls Sie wirklich auf ein völlig neues Thema verzweigen müssen, dann ist es oft besser eine neue Nachricht zu schreiben, die es dem Empfänger erlaubt, sie eventuell unter einem anderen Themenbereich abzulegen.

  • Verwenden Sie - gerade im Deutschen mit seiner alles in allem doch hilfreichen Klein- und Großschreibung - bitte keine Blockschrift! Sie ist schwer zu lesen und kann auch als "lautstarke Äußerung" aufgefasst werden (obwohl eine kurze, wichtige Bemerkung in Großbuchstaben zur Klarheit beitragen kann). Versuchen Sie, Ihre Nachricht in logische Absätze zu unterteilen und vermeiden Sie allzu lange Sätze.
  • Zugegeben - E-Mail ist schnell. Aber das heißt noch lange nicht, dass man beim Schreiben schludern sollte. Achten Sie bitte auch auf korrekte Grammatik, Interpunktion und Rechtschreibung. E-Mail dient vor allem der Kommunikation - Fehler dieser Art machen Nachrichten schlecht lesbar und können verwirren.
  • Vermeiden Sie öffentliche Anschuldigungen unterhalb der Gürtellinie (engl.: "flames" - Nachrichten, die im Zorn verschickt wurden). Nachrichten, die in der Hitze des Augenblicks verschickt werden, bringen i.a. die Situation nur zum Eskalieren und werden meist später bedauert. Kühlen Sie lieber erst Ihr erhitztes Gemüt, bevor Sie einen solchen Verbalkrieg starten. (Brühen Sie sich eine gute Tasse Tee auf - es ist erstaunlich, wie sehr man sich in dieser kurzen Zeit beruhigt, überdies lässt der Genuss einer Tasse guten Tees die Widerwärtigkeiten dieser Welt vergessen - man kann auch eine rauchen).

Antworten (Reply)

  • Nehmen Sie in Ihren Text genügend viel vom Originalbrief mit auf, damit der Zusammenhang für Ihren Adressaten besser nachvollziehbar ist.
    Bedenken Sie außerdem, dass eine E-Mail nicht "live" ist, wie z.B. ein Telefongespräch, und dass der Empfänger den Inhalt der Originalnachricht nicht nachfragen kann, erst recht nicht, wenn er oder sie täglich viele Nachrichten erhält. Wenn Sie die relevanten Teile des Originaltextes mit in Ihre Antwort aufnehmen, hilft das dem Empfänger, sich den Kontext der Diskussion oder der Konversation wieder ins Bewusstsein zu rufen.
  • Wiederholen Sie dabei vom Original nur das Minimum, das Sie wirklich brauchen. Eines der ärgerlichsten Erlebnisse mit E-Mails (besonders beliebt in Newsgroups!) ist jene: Sie erhalten Ihre eben geschriebene Fünf-Seiten-Nachricht vollständig zitiert zurück, während der Absender lediglich die beiden inhaltsschweren Worte "Ich auch" am Fuße der Nachricht hinterlassen hat. Gehen Sie mit Originalzitaten möglichst sparsam um. Zitieren Sie nur genau das, was Sie zur Klarheit Ihrer eigenen Äußerungen benötigen.
  • Verwenden Sie bitte auch visuelle Markierungen, damit Ihr Adressat sehen kann, wo er selbst von Ihnen zitiert wird und wo Sie ihm antworten - das macht Ihre Antwort wesentlich lesbarer. Das Zeichen ">" ist ein typisches Markierungszeichen für zitierten Text (es wird bei den meisten E-Mail-Programmen automatisch an den Anfang jeder Textzeile beim Aufruf der Funktion "Reply" vorangestellt).
  • Achten Sie bitte sorgfältig darauf, wohin Ihre Rückantwort geht. Konkret gesagt: es kann höchst peinlich für Sie sein, wenn eine persönliche Nachricht in einer Verteilerliste (mailing list) landet und es ist in der Regel ärgerlich für die anderen Personen auf der Verteilerliste.
  • Fragen Sie sich, ob Ihre Antwort tatsächlich gerechtfertigt ist - eine Rückantwort an einen List-Server, in der nur drinsteht "Das finde ich auch!", sollten Sie möglicherweise besser privat an den Autor der Originalnachricht schicken.

Signaturen (Signature)

Eine "Signatur" ist ein kleiner Textblock, der ans Ende Ihrer Nachrichten angefügt werden kann. Er enthält Informationen, wo und wie Sie erreichbar sind (z.B.: Name, Anschrift, Telefonnummer, Faxnummer).

Viele Mail-Programme können automatisch eine Signatur an Ihre Nachrichten anhängen. Signaturen sind eine sehr gute Erfindung, aber auch Gegenstand des Missbrauches; Ausgewogenheit ist der Schlüssel für eine gute Signatur.

  • Verwenden Sie eine Signatur wann immer Sie können: Stellen Sie sicher, dass sie Sie identifiziert und dass sie Alternativen angibt, Sie zu erreichen (z.B. Telefon und Fax). Auf vielen Systemen, vor allem, wenn Mails über Gateways geleitet werden, ist Ihre Signatur möglicherweise für den Empfänger der einzige Hinweis, mit dem er feststellen kann, wer Sie sind.
  • Halten Sie Ihre Signatur kurz - vier bis sieben Zeilen sollten maximal genügen. Unnötig lange Signaturen vergeuden Platz (vor allem, wenn Sie an Verteilerlisten geschickt werden) und können als lästig empfunden werden.

Beispiel Signatur:
------- Karl Heinz Mustermann -----------
Neue Strasze 10    | Tel: ++49 123 456 4567
19191 Gruenstadt | Fax: ++49 123 456 4568

Höflichkeit (Courtesy)

E-Mail ist in erster Linie Kommunikation mit anderen Menschen, daher sollte eine gewisse Höflichkeit selbstverständlich sein.

Wenn Sie um etwas bitten, vergessen Sie bitte das Wort "Bitte" nicht! Genauso selbstverständlich sollte es sein, dass Sie sich für die Mühe, die Ihr Adressat sich für Sie gemacht hat, bedanken! Obwohl es mir fast peinlich ist, diese Selbstverständlichkeiten hier anzuführen, ist es immer wieder erstaunlich, wie viele Menschen mit sonst perfekten Umgangsformen Ihre guten Manieren in Ihren E-Mails zu vergessen scheinen.

Erwarten Sie keine sofortige Antwort. E-Mail zu verwenden bedeutet nämlich auch, Kommunikation dann durchführen zu können, wenn dies zeitlich möglich ist. Wenn Sie also nach zehn Minuten noch keine Antwort erhalten haben, nehmen Sie es bitte nicht persönlich! Es heißt nicht, dass der Empfänger Sie ignoriert.

Seien Sie sich immer bewusst, dass es kein sicheres Mail-System gibt. Es ist leichtsinnig, sehr persönliche oder heikle Informationen per E-Mail zu verschicken. Denken Sie auch an den Empfänger - Sie sind nicht die einzige Person, die peinlich in Verlegenheit käme, wenn eine delikate Nachricht in falsche Hände fiele.

Smileys (smiley faces oder Emoticons)

E-Mail hat sehr viel von der Unmittelbarkeit einer Konversation, ist aber völlig frei von "Körpersprache". Die Internet-"Subkultur" hatte vor Jahren eine Antwort auf dieses Problem: "Smiley-Gesichter", oder Gruppen von ASCII-Zeichen, die wie ein Gesicht auszusehen scheinen, das auf die Seite gedreht ist.

Die gebräuchlichsten Smiley-Gesichter sind wohl folgende:
:-) oder :)
 Ein lachendes Gesicht, das auf die Seite gedreht ist; allgemein verwendet, um anzuzeigen, dass man amüsiert ist oder dass ein Kommentar als lustig oder ironisch angesehen wird.

:-( oder :(
 Ein unglückliches Gesicht (auf der Seite stehend); allgemein verwendet, um Enttäuschung oder Sorge auszudrücken.

;-)
 Ein blinzelnder Smiley; er zeigt üblicherweise an, dass eine Bemerkung einem nicht ganz abgenommen worden ist.

;->
 Ein boshafter Smiley; zeigt gewöhnlich an, dass eine Bemerkung als provokativ aufgefasst wurde.

Es gibt eine Reihe von anderen Smileys, die mehr oder weniger gut zu verstehen sind.

Die Verwendung der gängigen Smileys kann die Klarheit Ihrer Botschaft merklich verbessern, da diese Nuancen vermitteln können, die Gesten gleichkommen. Jedoch wie immer bei Ausschmückungen - zu viele Smileys im Text können ihre eigentliche Bedeutung zerstören. Verwenden Sie sie also gut dosiert!

Vor allem anderen - denken Sie daran: bei E-Mail geht es um Kommunikation mit anderen Menschen. Wenn Sie eine E-Mail schreiben, lesen Sie sie bitte nochmals sorgfältig durch, bevor Sie sie absenden. Horchen Sie in sich hinein, wie Ihre Reaktion wäre, wenn Sie die Mail erhalten würden. Jede Minute, die Sie damit verbringen, Ihre E-Mail aussagekräftiger zu machen, ist sinnvoll angelegt. Nehmen Sie sich diese Zeit!

Fassen Sie bitte diesen Artikel nicht als arrogante schulmeisterliche Belehrung auf - es besteht in keinster Weise die Absicht, Schiedsrichter für den guten Geschmack zu sein ... Fassen Sie daher diesen Artikel als das auf, was er ist: eine Sammlung von Gedanken zum Thema E-Mail und nicht als Versuch, Standards zu entwickeln oder gar Ihnen einen bestimmten Stil aufzuzwingen.

These guidelines are Copyright (c) 1990-2006, David Harris, all rights reserved

News

Die Hochschule Magdeburg-Stendal hat den Betrieb eines eigenen Newsservers eingestellt und bietet News zentral über den Server des DFN an.

Profitieren werden davon alle News-Nutzer, da bei einem zentralen Betrieb des Newsservers vom DFN

  • wesentlich mehr News-Gruppen als bisher angeboten werden können.
  • der Zugriff nicht wie bisher auf das Netz der Hochschule beschränkt ist, sondern bei Verwendung Ihrer Hochschul-E-Mail-Adresse weltweit zugelassen ist.

Um diesen Dienst nutzen zu können, tragen Sie in der Konfiguration Ihres Newsreaders als Serveradresse ein:

news.cis.dfn.de

Kontakt

Standort Magdeburg
Breitscheidstr. 2, Haus 5
39114 Magdeburg

Standort Stendal
Osterburger Str. 25, Haus 2
39576 Stendal

E-Mail: netze(at)hs-magdeburg.de

Kontakt und Öffnungszeiten

Hintergrund Bild