Video- und Telefonkonferenzen

• Videokonferenz inkl. Audio (auch Einwahl per Telefon möglich)
• Shared Whiteboard (zum freien Erarbeiten von Inhalten, wie Skizzen oder Berechnungen)
• Chat (für alle Teilnehmenden sichtbar oder persönlicher Chatraum)
• Gruppenräume (für Teamarbeiten innerhalb eines Webmeetings)
• Application & Desktop Sharing (um beispielsweise Software-Anwendungen auf dem Computer zu zeigen oder die parallele Protokollierung in einem Textdokument für alle sichtbar zu machen)

Zoom eignet sich aufgrund der einfachen Bedienung gut für die Durchführung von Online-Seminaren oder Gruppenarbeiten in Studium und Lehre.

Unsere Recherchen und Vergleiche zu Videokonferenz-Anbietern haben ergeben, dass derzeit auf dem deutschen sowie europäischen Markt kein Anbieter zu finden ist, der wie Zoom über

• die notwendige Leistungsfähigkeit und Stabilität in der Performanz verfügt, wie für den großflächigen Einsatz an einer Hochschule notwendig
• und über noch bessere Datenschutzbedingungen

Vor diesem Hintergrund bleibt es die Entscheidung des Einzelnen, auf die Lösungen von Zoom zurückzugreifen oder darauf zu verzichten. Wenn Sie Zoom nutzen, bitte unter Berücksichtigung der Datenschutzhinweise

Für virtuelle Besprechungen (z.B. Videokonferenzen) stehen das Tool DFNconf zur Verfügung. Soweit dieses Tool nicht geeignet ist, dienstliche Aufgaben zu erfüllen, kann alternativ und restriktiv das Tool Zoom eingesetzt werden.
Die Hochschule Magdeburg-Stendal stellt für die Nutzung von Zoom zentrale EDU-Lizenzen (Funktionsumfang entspricht der Business-Lizenz) zur Verfügung.

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Online-Seminare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Es findet keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle auf Basis Ihrer Nutzung von Zoom statt. Die Nutzung von Zoom zur Erstellung von personenbezogenen Statistiken ist nicht zulässig.

Voraussetzungen für eine zulässige Nutzung

Es sollten in der Regel keine Inhalte über diesen Dienst ausgetauscht werden, die einen hohen Schutzbedarf haben (z.B. Studentendaten) oder streng vertraulich sind (z.B. Berufungsverfahren oder Bewerbungsgespräche). Ausgeschlossen ist die Nutzung, soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, z.B. Gesundheitsdaten.

Hochschulprüfungen, Berufungsverfahren oder Bewerbungsgespräche sollten nur in begründeten Ausnahmefällen über Zoom durchgeführt werden, insbesondere wenn andere geeignete Möglichkeiten nicht zur Verfügung stehen. Vorrangig sollte hier DFNconf genutzt werden.

Für den Austausch von schützenswerten Dateien zwischen Teilnehmenden sollten in der Regel bestehende sichere Kanäle, z.B. Sync&Share oder gemeinsame Laufwerke, genutzt werden.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung
Hochschule Magdeburg-Stendal.
Breitscheidstraße 2
39114 Magdeburg

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.

Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional),
Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Online-Seminaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung auch die gestellten Fragen von Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Online-Seminaren, Umfragefunktion in Online-Seminaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Die in „Online-Meeting“-Tools wie „Zoom” bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“) ist deaktiviert.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt im Einklang mit und auf Basis der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der sonstigen anwendbaren Datenschutzbestimmungen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von Zoom basiert auf folgenden Rechtsgrundlagen:
•    für die (freiwillige) Nutzung von Zoom gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
•    für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden
•    besteht keine vertragliche Beziehung, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.
Sie erreichen diesen wie folgt:

Hochschule Magdeburg-Stendal,
Datenschutzbeauftragter Prof. Dr. Holger Schanz
Breitscheidstraße 2
39114 Magdeburg
E-Mail: datenschutz@h2.de

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Sie haben das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Widerspruch (Art. 21 DSGVO) und auf Widerruf einer Einwilligung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt (Art. 7 DSGVO).

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: 14. April 2020

1. Allgemeine Informationen

Im Zoom-Portal der Hochschule können administrativ für alle Nutzereinstellungen Vorgaben gesetzt werden und es kann eingestellt werden, ob die Vorgaben durch den Nutzer änderbar sind oder nicht.

Es gibt folgende Bereiche in den Einstellungen:

• Meeting
• Besprechung planen
• In Meeting (Grundlagen)
• In Meeting (Erweitert)
• E-Mail-Benachrichtung
• Sonstiges
• Aufzeichnung
• Telefon

2. Folgende Datenschutz- und Sicherheitseinstellungen wurden für alle Nutzer administrativ vorgenommen:

Teilnahme an Meetings:

• Alle Meetings beginnen mit abgeschaltetem Teilnehmervideo. Das Videobild muss von den TeilnehmerInnen aktiv eingeschaltet werden.
• Teilnehmer werden bei Betreten des Meetings stumm geschaltet und müssen/können ihr Mikrofon bei Bedarf aktiv selbst einschalten.
• Anzeige von E-Mail-Adressen per Wasserzeichen ist unterbunden.
• Für alle Meetings wird standardmäßig ein Passwort gesetzt, auch für die Teilnahme per Telefon.
• Feedbacks an ZOOM am Ende eines Meetings sind deaktiviert.
• Die Fernsteuerung über die Bildschirmfreigabe ist deaktiviert und muss/kann vom Teilnehmer bei Bedarf aktiviert werden.
• Remoteunterstützung ist deaktiviert.
• Kamera-Fernsteuerung ist deaktiviert.
• Aufmerksamkeitstracking ist deaktiviert.

Technische Einstellungen:

• Verschlüsselung aller Daten zwischen der Zoom-Cloud, dem Zoom-Client und dem Zoom Room.
• Wenn sich nur zwei Personen in einem Meeting befinden, wird eine Peer-to-Peer-Verbindung aufgebaut.
• Versand von E-Mails über die ZOOM-Webseite ist deaktiviert.
• Schnappschuss in der iOS-Aufgabenumschaltfunktion wird weichgezeichnet, um eventuelle vertrauliche Informationen von der Momentaufnahme des Zoom Hauptfensters auszublenden. Diese Momentaufnahme wird als Vorschaubildschirm in der iOS Aufgabenumschaltfunktion angezeigt, wenn mehrere Apps offen sind.
• Bei der Bildschirmfreigabe muss standardmäßig immer eine bestimmte Applikation freigegeben werden, die Freigabe des gesamten Desktops ist deaktiviert. In den persönlichen Einstellungen kann diese Voreinstellung übersteuert werden.

Datenaustausch mit anderen Diensten:

• Datenaustausch mit Office 365 ist deaktiviert.
• Content-Delivery-Netzwerk (CDN)-Nutzung ist deaktiviert.

Speicherung von Meeting-Inhalten (Aufzeichnung):

• Aufzeichnung von Meetings in der ZOOM-Cloud ist deaktiviert. Nicht veränderbar.
• Lokale Aufzeichnung von Meetings ist deaktiviert, kann aber vom Host übersteuert werden.
• Automatische Aufzeichnung von Meetings bei Beginn ist generell deaktiviert.
• Teilnehmer müssen Ihr Einverständnis zur Aufzeichnung eines Meetings geben.
• Audio-Benachrichtigungen bei Start- oder Neustart der Meetings-Aufzeichnung.

Neben diesen datenschutz- und sicherheitsrelevanten Einstellungen gibt es noch wesentlich mehr Einstellmöglichkeiten, bei denen die Standardvorgaben verwendet werden.
Eine komplette Liste aller Einstellungen sieht jeder Nutzer in seinem Zoom-Konto unter Einstellungen. Hier kann man eigene Einstellungen vornehmen und sehen, welche Einstellungen administrativ vorgegeben und nicht änderbar sind  (Locked by Admin).

Was heißt Ende-zu-Ende Verschlüsselung bei Zoom?

Das E2EE-Angebot von Zoom verwendet Public-Key-Kryptographie. Kurz gesagt, die Schlüssel für jede Zoom-Sitzung werden von den Rechnern der Teilnehmer und nicht von den Servern von Zoom generiert. Verschlüsselte Daten, die über die Server von Zoom übermittelt werden, können von Zoom nicht entschlüsselt werden, da die Server nicht über den erforderlichen Schlüssel verfügen.
Ab sofort können also Zoom-Meetings die über den Zoom-Client (ab Version 5.4.0) oder der Zoom-App stattfinden, E2EE verschlüsselt werden.
Alle Teilnehmer müssen die E2EE-Einstellung aktivieren, um an einem E2EE-Meeting teilnehmen zu können.

Gibt es Einschränkungen bei der gewohnten Nutzung von Zoom?

In E2EE-verschlüsselten Meetings stehen folgende Funktionen vorerst nicht zur Verfügung:

• Aufzeichnung in der Cloud
• Breakout-Sessions
• Emojis und Handzeichen
• private Textchats

Wenn diese Funktionen benötigt werden, muss die E2EE-Verschlüsselung vor dem Meeting deaktiviert werden.
Ausgeschlossen sind bisher auch alle Meetings über den Web-Browser oder per Telefoneinwahl.

Wie kann ich überprüfen, ob ein Meeting eine E2EE-Verschlüsselung verwendet?

Wenn ein Meeting E2EE verwendet, erscheint in der oberen linken Ecke des Meeting-Bildschirms ein Logo mit einem grünen Schild und einem Vorhängeschloss in der Mitte.

Wie wird die E2EE-Verschlüsselung aktiviert?

1. Der Meeting-Host muss die Verschlüsselung einmalig in den Profil-Einstellungen wie folgt aktivieren.
   • Zunächst die Einstellung „Durchgehend (E2EE) verschlüsselte Meetings“ aktivieren
     
   • Eine Voreinstellung (Default encryption type) für alle kommende Meetings treffen
     a) Enhanced encryption – E2EE-Verschlüsselung kann für jedes Meeting individuell festgelegt werden
     b) End-to-End encryption – Alle kommenden Meetings werden E2EE-verschlüsselt geplant (Bitte beachten Sie dabei die Einschränkungen aus dem oberen Abschnitt)

2. Aktivieren Sie die "Durchgehende Verschlüsselung" für Ihr Meeting
   Bei der Planung neuer Meetings besteht nun die Möglichkeit zwischen zwei Verschlüsselungsmethoden zu wählen. Vorhandene Meetings können angepasst werden. Dazu bearbeiten Sie das vorhandene Meeting, stellen die gewünschte Verschlüsselung ein und speichern die Änderung.
   

   

Bietet der Host sein Meeting End-to-End verschlüsselt an, gilt das für das gesamte Meeting, auch wenn einzelne Teilnehmer diese Option in ihrem Profil noch nicht aktiviert haben. Es können teilnehmen:

Alle Teilnehmer:

• mit der Hochschullizenz
• mit einem kostenlosen Account
• extern, auch wenn sie nicht bei Zoom registriert sind aber bereit sind, den Zoom-Client (App) auf ihrem Gerät zu installieren

Die browserbasierte Teilnahme ohne Installation der Zoom Applikation, ist zum jetzigen Zeitpunkt nicht möglich. Ist E2EE für das Meeting aktiviert, bekommt der Teilnehmer, die unten im Bild markierte Möglichkeit, nicht mehr angeboten.

Für Veranstaltungen mit Breakoutrooms oder Umfragen, sind die E2EE verschlüsselten Meetings nicht nutzbar.

Dennoch ist eine allgemeine Aktivierung der E2EE Verschlüsselung in den Profileinstellungen zu empfehlen. Sie können dann für jedes Meeting unkompliziert eine Wahl treffen.

Teilen Sie ihren Teilnehmer in der Einladungsmail mit, das Sie ein E2EE verschlüsseltes Meeting veranstalten. Weisen Sie zudem auf die Zugangsmöglichkeiten hin. Dafür können Sie gern unseren ITM-Link nutzen.

Wie kann ich mein Meeting zusätzlich sichern?

Warteraum aktivieren / nur berechtigte Nutzer zulassen / Meeting sperren

Um Ihre Campuslizenz für Zoom zu aktivieren, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Öffnen Sie https://hs-magdeburg.zoom.us und wählen Sie "Anmelden"
2. Melden Sie sich jetzt über Shibboleth mit dem zentralen Hochschul-Account an
3. Bei der Attributsübermittlung können Sie erkennen, welche E-Mail-Adresse an Zoom übertragen wird - bestätigen Sie mit "Akzeptieren"
4. Sie erhalten nun ein neues Zoom-Konto bzw. ihr bestehendes Zoom-Konto wird um die Anmeldemethode "SSO" erweitert und Ihnen wird eine Lizenz zugewiesen.
5. Bitte nutzen Sie für Zoom ab jetzt immer den Zugang über
   https://hs-magdeburg.zoom.us bzw. in den Anwendungen und Apps die Anmeldung über "SSO" (Web-Authentifizierung). Verwenden Sie dort als "Domäne" die Adresse "hs-magdeburg.zoom.us" bzw. geben Sie "hs-magdeburg" in das Eingabefeld ein.

In Einzelfällen kann es passieren, dass beim Login über SSO ein neues Konto angelegt wird (da z.B. die E-Mail-Adresse abweicht) - bitte wenden Sie sich in diesem Fall an zim@h2.de.

Für Unterstützung bei Fragen rund um die Zoom-Nutzung 

ZIM
Tel.: (0391) 886 3344
E-Mail: zim(at)h2.de

oder

ITM Stendal
Kontakt über Service Desk Stendal