HISinONE: Neues Campusmanagement-System für die Hochschule Magdeburg-Stendal

In den kommenden Jahren führt die Hochschule Magdeburg-Stendal eine neue, integrierte Softwarelösung für das Management der Prozesse rund um Studium und Lehre ein: HISinOne. Mit dem neuen Campusmanagement-System werden die Prozesse um Bewerbungs-, Studierenden-, Prüfungs-, Studiengangs- und Veranstaltungsmanagement miteinander vernetzt, sodass eine zentrale Datenbasis entsteht und auf alle Funktionen über ein zentrales Webportal zugegriffen werden kann.

Das neue Campusmanagement-System wird stufenweise eingegliedert und soll bis 2019 komplett im Hochschulbetrieb verankert sein.

Projektinhalt

Schon seit vielen Jahren setzt die Hochschule im Campusmanagement Softwaremodule der HIS e.G. – LSF, QISSOS und QISPOS (Onlinestudierendenservice) sowie die Zulassungsverwaltung QISZUL – ein. Sie werden sukzessive durch die neu entwickelte Software HISinOne abgelöst.

Ziele

Ziel ist es, die Abläufe im Hochschulalltag so transparenter und einfacher handhabbar zu gestalten.

  • Für Studierende, die bei der Organisation ihres Studiums besser geführt werden sollen.
  • Für Dozentinnen und Dozenten, die Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung der Lehre erhalten und von administrativen Tätigkeiten entlastet werden.
  • Für die Beschäftigten in der Verwaltung, die zum reibungslosen Ablauf rund um die Studien- und Lehrorganisation beitragen und mit HISinOne eine integrierte Plattform für die Verwaltungsprozesse erhalten.

Kernthemen des Projektes

Die neue, integrierte Campusmanagement-Lösung wird folgende Module umfassen.

  • Bewerbungs- und Zulassungsmanagement (APP); dabei wird das neue Modul APP das Altsystem ZUL ablösen.
  • Studierendenmanagement (STU), das die Pflege von Studierendendaten und Erhebung von Studienbeiträgen umfasst. Das neue Modul STU löst SOS ab.
  • Studiengangsmanagement (EXA SM), das die Pflege von Studien- und Prüfungsordnungen sowie die Abbildung und Pflege von Modulhandbüchern beinhaltet.
  • Prüfungsmanagement (EXA PM), das die Planung von Prüfungen, die Anmeldung und Zulassung von Studierenden zu Prüfungen, die Organisation von Prüfungen und die Erstellung von Leistungsbescheinigungen umfasst. Das Altsystem POS wird durch EXA PM abgelöst.
  • (Lehr-)Veranstaltungsmanagement (EXA-VM), also die Planung von Lehrveranstaltungen, die Anmeldung von Studierende zu Lehrveranstaltungen, die Raumzuordnung und die Pflege der Lehrendendaten. LSF wird durch das neue System EXA VM abgelöst.

Ergänzend wird mit HISinOne-Business Intelligence ein Informationssystem zur Verfügung stehen, das umfangreiche, zielgruppenspezifische Analysen und Auswertungen erlaubt. Dieses wurde bereits für die so genannten GX-Module der aktuell im Einsatz befindlichen Software eingeführt. Der letzte Arbeitsschritt vor der Übernahme von HISinOne in den Routinebetrieb wird die Anpassung der Schnittstellen zum BI sein.

Vorgehen

Zur Einführung von HISinOne werden alle zugehörigen Verwaltungsprozesse zunächst eingehend betrachtet. Die HIS e.G. bildet so genannte Rahmenprozesse ab, die auf der langjährigen Erfahrung in der Zusammenarbeit mit den Hochschulen beruhen. Diese Abläufe werden geprüft und an die individuellen Bedarfe der Hochschule angepasst.

 Dabei werden die Bedürfnisse und Anforderungen aller in die Prozesse involvierten Mitglieder der Hochschule berücksichtigt. Die Prozessabbildung schafft für alle Bereiche der Hochschule ein umfassendes Verständnis von Abläufen und Zuständigkeiten. Auf dieser Basis erfolgt – wenn nötig – eine Optimierung und Modernisierung der Prozesse. Die Umstellung ist kein reines IT-Projekt, sondern auch Organisationsentwicklung. 

Zeitplan und Meilensteine

Das Projekt Campusmanagement ist im Januar 2016 gestartet und in mehrere Teilprojekte gegliedert, die in den kommenden Jahren sukzessive umgesetzt werden sollen. Folgende Meilensteine wurden festgelegt.

 

ModulProduktivstart (geplant)
Immatrikulationsverfahren (APP) 1. Stufe: 3 Bachelor-Studiengänge zum Sommersemester 2017November 2016
Immatrikulationsverfahren (APP) 2. Stufe: Bachelor- und Master-Studiengänge zum Wintersemester 2017/18Mai 2017
Immatrikulationsverfahren (APP) 3. Stufe: Bachelor-Studiengänge in der Weiterbildung und Master-Studiengänge zum Sommersemester 2018November 2017
Studierendenmanagement (STU)Mai 2018
Studiengangsmanagement (EXA SM)Dezember 2017
Prüfungsmanagement (EXA PM)Juli 2018
Lehrveranstaltungsmanagement (EXA VM)März 2019
Anbindung Business Intelligence – APPMärz 2017
Anbindung Business Intelligence – STUSeptember 2017
Anbindung Business Intelligence – EXASeptember 2018
Test und Übergabe / Sicherung RoutinebetriebOktober 2019

 

Jedem dieser Projektabschnitte wird hochschulseitig ein Fachgremium zur Seite gestellt. Für das Bewerbungsverfahren wird neben dem Dezernat II – Akademische und Studentische Angelegenheiten auch die Pressestelle involviert. Im Bereich Prüfungsorgani­sation werden ergänzend u. a. Studiendekane und Prüfungsausschussvorsitzende hinzugezogen. Für das Veranstaltungsmanagement wird u. a. die zentrale Raumplanung im Dezernat IV – Technik, Bau und Liegenschaften einbezogen.

Vorteile

Ziel der Einführung von HISinOne ist es, den Hochschulalltag der Beschäftigten und Studierenden zu erleichtern und den Zugang zur Hochschule für Studieninteressierte zu vereinfachen.

Auf einen Blick

  • HISinOne bietet ein integriertes Datenmodell für das Campusmanagement. Damit erfolgt der einheitliche Zugriff auf alle Funktionen von HISinOne über ein zentrales Webportal, das auch für mobile Geräte optimiert ist.
  • In HISinOne sind alle Daten zu Studiengängen und zum Studienverlauf jederzeit verfügbar. Es stehen rund um die Uhr zahlreiche Online-Services für Studierende und Lehrende zur Verfügung. So sind Bescheinigungen einsehbar und zum Druck bereit, Anmeldungen und Rückmeldungen sind möglich sowie auch das Ändern einiger persönlicher Daten.
  • Die Verwaltung von Lehrveranstaltungen sowie Prüfungsterminen und -leistungen ist vereinfacht, die Suche nach Räumen und deren Buchung komfortabel. Überbuchungen und Terminkollisionen werden erkannt und vermieden. So werden die administrativen Tätigkeiten verringert.
  • Durch die Anbindung von Moodle können Lehrende sowohl Veranstaltungen auch als Online-Kurse einrichten.
  • Das Webportal ist auch die Arbeitsplattform für die Beschäftigen im Immatrikulations- und Prüfungsamt. Sie profitieren von der intuitiven Bedienbarkeit und den vereinheitlichten Strukturen.
  • Der Datenbestand im System ist immer aktuell und redundanzfrei.

Projektstruktur und -team

Für eine optimale Einführung der neuen Software wurde seitens der Hochschule ein interdisziplinäres Projektteam benannt.

Hochschulintern wird das Projektteam durch eine Lenkungsgruppe beraten, die sich mindestens einmal im Semester trifft. In dieser Gruppe vertreten sind die Hochschulleitung, der Personalrat, der Datenschutzbeauftragte, der Rektoratsbeauftragte für Informatik, Technik und Kommunikation, die Pressestelle, der Studierendenrat, das Dezernat II – Akademische und Studentische Angelegenheiten sowie das Zentrum für Kommunikation und Informationsverarbeitung (ZKI).

Seitens der HIS eG kommen eine Projektkoordinatorin sowie verschiedene Fachberater hinzu.

Projektleitung

Kornelia Hartmann

Tel.: (0391) 886 43 51
Fax: (0391) 886 43 64
E-Mail: zki-leitung@hs-magdeburg.de

Besucheradresse: Haus 5, Raum 1.07

Leitung Studierendenbüro

Ulla Treffkorn

Tel.: (0391) 886 44 60
Fax: (0391) 886 46 18
E-Mail: ulla.treffkorn@hs-magdeburg.de

Besucheradresse: Haus 2, Raum 0.12

Mitarbeiterin Studierendenbüro

Anne Gerstenberger

Tel.: (0391) 886 41 30
Fax: (0391) 886 46 18
E-Mail: anne.gerstenberger@hs-magdeburg.de

Besucheradresse: Haus 2, Raum 0.11b

IT-Administration/ Customizing

Christian Neumann

Tel.: (0391) 886 45 59
Fax: (0391) 886 43 64
E-Mail: hisinone@hs-magdeburg.de

Besucheradresse: Haus 5, Raum 0.04

Asisstenz der Projektleitung

Anja Malz

Tel.: (0391) 886 49 34
Fax: (0391) 886 43 64
E-Mail: H1Assistenz@hs-magdeburg.de

Besucheradresse: Haus 5, Raum 1.01

Mitarbeiterin Studierendenbüro

Madeleine Rothkugel

Tel.: (0391) 886 43 75
Fax: (0391) 886 46 18
E-Mail: madeleine.rothkugel@hs-magdeburg.de

Besucheradresse: Haus 2, Raum 0.02

IT-Administration/ Customizing

Christine Willmann

Tel.: (0391) 886 41 14
Fax: (0391) 886 43 64
E-Mail: hisinone@hs-magdeburg.de

Besucheradresse: Haus 5, Raum 1.05

IT-Administration/ Customizing

Tihomir Todorov

Tel.: (0391) 886 43 57
Fax: (0391) 886 43 64
E-Mail: hisinone@hs-magdeburg.de

Besucheradresse: Haus 5, Raum 0.04

Kontakt

Projektleitung
Kornelia Hartmann

Tel.: (0391) 886 43 51
Fax: (0391) 886 43 64
E-Mail: zki-leitung@hs-magdeburg.de

Besucheradresse: Haus 5, Raum 1.07

Assistenz der Projektleitung
Anja Malz

Tel.: (0391) 886 49 34
Fax: (0391) 886 43 64
E-Mail: H1Assistenz@hs-magdeburg.de

Besucheradresse: Haus 5, Raum 1.01

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